Výdavky na palivá a mazivá: účtovníctvo a automatizácia. Účtovanie palív a mazív v 1C: pokyny pre účtovníkov Ako odpísať benzín v účtovníctve 8.3

Vrátane palivových kariet. V tejto situácii by bolo nesprávne použiť „Operáciu zadaná ručne“. Celý háčik je v tom, že v tomto prípade budete reflektovať len účtovné zápisy, ostatné, prípadne potrebné registre vynecháte.

Pozrime sa na podrobné pokyny na účtovanie a odpis paliva.

Príjem palív a mazív

Prejdite do časti „Banka a pokladňa“ a vyberte „Predbežné prehľady“.

Vytvorte nový doklad a v hlavičke uveďte nahlasujúcu osobu. V tabuľke produktov uveďte predtým rozpoznanú položku produktu. V našom prípade je to „Benzín AI-92“. Je veľmi dôležité správne uviesť účtovný účet - 10.03 „Palivo“.

S vyplnením tohto dokumentu by ste nemali mať žiadne problémy. Po zadaní všetkých požadovaných informácií ich vyplňte.

V našom príklade sme použili jednotlivého podnikateľa ako organizáciu so zjednodušeným daňovým systémom (príjmy mínus výdavky). V tomto ohľade dokument tvoril pohyby nielen v účtovníctve a daňovom účtovníctve, ale aj v akumulačných registroch „Iné výpočty“ a „Výdavky v rámci zjednodušeného daňového systému“.

Ak by ste príjem PHM a mazív premietli do „Ručne zadanej operácie“, pohyby by boli iba v jednom registri - účtovnom registri. Je to nesprávne, pretože v závislosti od zvoleného systému zdaňovania nemusí byť niečo zohľadnené.

Odpis benzínu

Najsprávnejšie je to odrážať v 1C 8.3 s dokumentom „Požiadavka-faktúra“. Dôvod je rovnaký ako v predchádzajúcom príklade. Navyše je oveľa pohodlnejšie pracovať s dokumentmi ako priamo so záznamami v registri.

V predchádzajúcom príklade sme zohľadnili príjem 30 litrov benzínu AI-92, ktoré sú teraz registrované u Gennadija Sergejeviča Abramova. Povedzme, že potrebujeme odpísať 20 litrov kvôli výletu.

Účtovanie odpisu pohonných hmôt a mazív v 1C Účtovníctvo sa uskutoční pomocou požiadavky na faktúru. Vyplnenie hlavičky tohto dokumentu sa prakticky nelíši od predchádzajúceho.

Ďalej na karte „Materiály“ uvedieme náš benzín AI-92 v množstve 20 litrov. Je pohodlnejšie vyplniť túto tabuľkovú časť pomocou tlačidla „Výber“, pretože týmto spôsobom môžete okamžite vidieť zvyšky konkrétnej položky.

Tiež pri vypĺňaní tabuľkovej časti je dôležité správne uviesť (10.03, ako v predbežnej správe).

Vyplnili sme všetky údaje a môžeme dokument spracovať. Na obrázku nižšie môžete vidieť, že boli vygenerované dve transakcie na odpis paliva a mazív na nákladový účet.

Keďže naša organizácia používa zjednodušený daňový systém príjmov mínus výdavky, na záložke „Výdavky v rámci zjednodušeného daňového systému“ budú dva pohyby naraz. Prvý riadok premietne výdavky finančných prostriedkov na nákup PHM a mazív v zálohovej správe. V druhom riadku je účtenka odrážajúca odpis pohonných hmôt a mazív.

Správne zohľadnite účtovanie palív a mazív v 1C 8.3, potom sa pri uzatváraní mesiaca zohľadnia všetky takéto výdavky.

Pozrite si aj videonávod na odpis materiálov:

Nákladný list je doklad, na základe ktorého sa zohľadňujú náklady na pohonné látky a mazivá. Tlačivo (tlačivo podľa OKUD č. 0345001) nie je povinné pre všetky organizácie okrem dopravných spoločností. V typických konfiguráciách 1C 8.3 neexistuje tlačený formulár nákladného listu (môžete ho pridať ako externý), ale implementuje sa niekoľko metód:

Podľa predbežných správ
Prostredníctvom kupónov
Cez palivové karty

Pozrime sa na podrobné pokyny a niektoré funkcie každého z nich.

Účtovná schéma vyzerá takto:

Vydávanie hotovosti účtovníkovi
Príprava predbežnej správy
Hotovosť späť do pokladne
Odpis nákladov na PHM a mazivá pomocou palivových kariet

Na obrázku 1 je zobrazený zálohový výkaz, ktorý odráža viacero operácií naraz: výkaz o vystavenej zálohovej platbe, príjem benzínu na sklad, informácie o faktúre (ak existuje).

Na obr. 2 môžete vidieť zaúčtovania dokladov. Aby sa účtovné účty pre produkt „AI-92 Benzín“ vyplnili automaticky, musíte v registri informácií „“ pridať riadok pre skupinu „palivá a mazivá“ (pozri obr. 3).

Tlačenú formu nákladného listu je možné prepojiť ako externý výkaz alebo spracovanie do adresára „Dodatočné výkazy a spracovanie“ (pozri obr. 4). Samotnú správu bude potrebné objednať u špecialistov alebo zakúpiť v Infostart.

Vrátenie peňazí na zálohovej správe (v našom príklade je to 8 rubľov) je vypracované v dokumente „“, ktorý sa vyplní automaticky v režime „Zadať na“ z dokumentu „“.

Odpis pohonných hmôt a mazív pomocou palivových kariet

Na rozdiel od kupónov sa palivové karty na podsúvahovom účte 006 neúčtujú ako, ale ako prísne výkazy.

Vo všeobecnosti sa účtovná schéma skladá z nasledujúcich bodov:

Zaúčtovanie palivovej karty
Účtovanie benzínu prijatého pomocou palivovej karty
Odpis výdavkov.

Kapitalizáciu nákladov na palivovú kartu je možné zaúčtovať ako príjem služby - viď obr. 11 a obr. 12. A samotná karta je zaúčtovaná na účte 006 ručnou obsluhou (obr. 13)

Príjem PHM sa dokladuje dokladom „ “ (pozri obr. 14, obr. 15).

Ako zohľadniť palivá a mazivá v programe 1C 8.3 Accounting 8.3? Prečo sa vyskytne chyba pri manuálnom zadávaní dokumentu?

Účtovníci často robia chybu, keď odpisujú palivo a mazivá v 1C 8.3 ako operáciu zadanú ručne. Nie je to celkom správne. Faktom je, že pri manuálnom zadávaní transakcií sú ovplyvnené iba účtovné účty z účtovej osnovy („Účtovné registre“). V skutočnosti to však často nestačí, pretože do kapitalizácie palív a mazív môžu byť zapojené aj iné účtovné registre.

Pozrime sa na príklad príjmu paliva a mazív prípravou predbežnej správy a potom podrobnými pokynmi na odpis paliva a mazív v účtovníctve 1C 8.3.

Príjem paliva a mazív pomocou správy Advance

Vytvorme nový doklad zálohovej správy (menu „Banka a pokladňa“ – „Predbežné zostavy“):

Nezabudnite si nastaviť účtovný účet 10.03 (PHM). Poďme si prejsť dokument a uvidíme, aké transakcie s palivom a mazivami boli vygenerované.

Kliknite na tlačidlo odoslania debetného kreditu:

Ako vidíte, okrem účtovných zápisov sa tvorili aj pohyby v dvoch registroch. Pri manuálnom zadaní odpisového zápisu odpíšeme len PHM a mazivá z účtu 10.03 - PHM a neovplyvníme ostatné evidencie. V budúcnosti to môže viesť k chybám v účtovníctve a nesprávnemu vykazovaniu.

Odpis PHM a mazív správne zdokumentujte dokladom „Požiadavka – faktúra“.

Odpis paliva a mazív v 1C pomocou dokumentu „Požiadavka - faktúra“

Na účte 10.03, analytický „Hlavný sklad“, sú teda palivá a mazivá v objeme 20 litrov. Teraz, podľa správy vodiča a berúc do úvahy normy, musia byť odpísané.

Vytvorme nový doklad „Požiadavka – faktúra“. Prejdite do ponuky „Výroba“ a potom v časti „Vydanie produktu“ vyberte „Požiadavky - faktúry“. V okne so zoznamom dokumentov kliknite na tlačidlo „Vytvoriť“.

V záhlaví dokladu vyplňte údaje „Organizácia“ a „Sklad“.

V tabuľkovej časti na karte „Materiály“ pridajte náš „Benzín AI-95“ a uveďte množstvo a v prípade potreby aj správny účtovný účet (10.03):

Tu je dokument v skutočnosti pripravený. Kliknite na „Uverejniť“ a pozrite sa na transakcie:

Ako vidíte, okrem účtovných zápisov sa v evidencii „Výdavky v zjednodušenom daňovom systéme“ generujú aj pohyby (ako v zálohovom výkaze). Toto nie je možné vykonať v manuálnej prevádzke.

Pri uzávierke mesiaca budú tieto náklady rozdelené do výsledku hospodárenia v súlade s účtovnými zásadami organizácie.

Na základe materiálov z: programmist1s.ru

Inštitúcie a organizácie s vozidlami sú nútené každý deň nakupovať benzín, motorovú naftu a iné palivá a mazivá. Najbežnejšie spôsoby nákupu pohonných hmôt a mazív sú v hotovosti alebo so zálohovým hlásením, ako aj pomocou palivových kariet.

Pozrime sa, ako sú tieto metódy účtovania palív a mazív implementované v 1C: Účtovníctvo 8.3.

Účtovanie podľa kariet

Systém platby plastovou palivovou kartou je najpohodlnejšou a najziskovejšou formou platby za palivo. Organizácia uzatvára zmluvu s dodávateľom pohonných hmôt a mazív na nákup benzínu pomocou palivovej karty, na ktorej sú uložené informácie o stanovených limitoch množstva a sortimentu ropných produktov a súvisiacich služieb, ako aj peňažná suma, v rámci ktorej možno získať ropné produkty a súvisiace služby.

Kapitalizáciu nákladov na palivovú kartu (ak existuje, pretože vo väčšine prípadov sa karta používa bezplatne, ak je vrátená) je možné zaregistrovať ako príjem služieb prostredníctvom ponuky „Nákupy“ - „Účtenky (úkony, faktúry)“ - vytvorte príjemku „Služby (úkon)“ ).

Obr.1 Vytvorenie dokumentu „Služby“.

Obr. 2 Vyplnenie servisného dokladu - výroba palivovej karty

V tomto prípade sa samotná palivová karta berie do úvahy ako prísny formulár výkazníctva na podsúvahovom účte 006 a premieta sa do účtovania pomocou ručnej obsluhy - menu „Operácie“ - „Operácie zadávané ručne“.

Obr.3 Manuálne zadaná operácia – odraz palivovej karty ako nevyvážený

Upozorňujeme, že ak sa palivová karta vyrobí bezplatne, karta sa zobrazí aj na podsúvahovom účte 006 „Prísne formuláre výkazov“ za podmienenú cenu - 1 karta = 1 rubeľ.

Dodávateľ pohonných hmôt poskytuje na konci mesiaca doklady o skutočne nakúpených litroch, ktoré sú základom pre účtovanie na účte 10.03 „Palivo“ a sú vystavené prostredníctvom „Príjem tovaru (faktúra)“ v časti „Nákupy“. menu - “Príjmy (úkony, faktúry)” .

Obr.4 Menu 1C: Účtovný program „Nákupy“

Vytvoríme nový doklad „Príjem tovaru (faktúra), vyplníme organizáciu, dodávateľa, zmluvu, sklad a do tabuľkovej časti „Tovar“ pridáme riadky pomocou tlačidla „Pridať“ alebo „Výber“. Pri vytváraní položky nezabudnite uviesť typ položky - palivá a mazivá.

Obr.5 Karta nomenklatúry pre palivá a mazivá

Obr.6 Evidencia príjmu PHM a mazív

Od dodávateľa sme teda dostali palivo a mazivá. Vedenie bolo vytvorené - Dt. 10,3 - Kt. 60.

Obr.7 Pohyb dokladu “Prijatie tovaru (faktúra)”

Príjem PHM a mazív podľa zálohovej správy

Aby sme zohľadnili nezávislý nákup benzínu vodiča za hotovosť, ktorá mu bola vydaná, vypracujeme predbežnú správu. V tomto prípade musíte najprv formalizovať vydávanie finančných prostriedkov nahlasujúcemu zamestnancovi. Výdaj peňazí z registračnej pokladnice sa eviduje v doklade „Výdaj hotovosti“ s typom operácie „Výdaj pre zodpovednú osobu“.

Obr.8 Vyplnenie dokladu o výbere hotovosti

Teraz vytvoríme samotnú „Predbežnú správu“ cez „Banka a pokladňa“ - „Predbežné správy“.

Obr.9 Pokladničné doklady

Pomocou tlačidla „Vytvoriť“ vytvoríme nový doklad, v ktorom vyplníme prvú záložku „Zálohy“: evidujeme doklad na vystavenie zálohy (máme „Výber hotovosti“) a dole – doklady priložené k správa. Ďalej pristúpime k vyplneniu tabuľkovej časti, v ktorej vyberieme zakúpený sortiment (Ai-95 Benzín) s uvedením množstva a ceny.

Obr.10 Vyplnenie správy

Preto sme prostredníctvom predbežnej správy kapitalizovali palivo a mazivá. Jeho príspevky sú Dt. 10,3 - Kt. 71,01. Kliknutím na tlačidlo „Tlačiť“ získame tlačenú podobu dokumentu.

11 Tlačená forma výkazu výdavkov Obr

Odpis paliva a mazív v 1C 8.3

Účtovanie odpisu paliva a mazív v 1C sa vykonáva podľa nákladných listov. Tieto informácie sú overované hláseniami poskytnutými samotným nahlasujúcim zamestnancom a sumarizujúcimi údaje z nákladných listov a potvrdení čerpacej stanice.

Odpis benzínu a ostatných palív a mazív sa dokladuje rovnakým spôsobom dokladom „Faktúra na odber“, ktorý sa nachádza v časti „Sklad“.

Obr. 12 Fragment položky menu „Sklad“.

V doklade je pomocou tlačidla „Výber“ alebo „Pridať“ uvedený názov paliva, objem a účet, na ktorý ho odpíšeme. Tá zase závisí od typu činnosti spoločnosti: napríklad, ak je spoločnosť obchodnou spoločnosťou, potom je odpisový účet 44,01, výroba (pre hlavnú výrobu) je 20 a všeobecné obchodné potreby sú účet 26. Zaškrtnutím políčka „Nákladové účty“ na záložke „Materiály“ bude možné uviesť účty v rovnakom riadku s číselníkom. V opačnom prípade budú vyplnené na samostatnej karte.

Obr. 13 Vyplnenie „Požiadavky-faktúry“ na odpis PHM a mazív

Pri reklamácii faktúry sa náklady na benzín odpísané do nákladov zohľadňujú v priemerných nákladoch.

14 Hlásenie o pohybe dokladu „Dopyt-faktúra“ Obr.

Rovnaký doklad je možné vygenerovať aj na základe výkazu výdavkov. Ak to chcete urobiť, otvorte samotnú správu alebo celý denník „Predbežné správy“, kliknite na tlačidlo „Vytvoriť na základe“ a vyberte dokument, ktorý hľadáte.

Obr. 15 Vytvorenie „Požiadavky-faktúry“ z „Predbežnej správy“

Nastavenie podúčtu 10.03 „Palivo“

V našom príklade používame jeden sklad na príjem paliva. Ak máte niekoľko vozidiel, môžete si vytvoriť vlastný sklad pre každé vozidlo a zohľadniť zostatky a obrat pre každú jednotku dopravy.

Aby bolo možné účtovať na účte 10.03 v rámci skladov, pozrime sa na nastavenia účtu v účtovej osnove. Otvorme si účet 10.03 – „Palivo“. Tu sa skladba druhov podkont určuje nastavením účtovej osnovy „Účtovníctvo zásob“. Zaškrtnutím políčka „Účtovanie zásob sa vykonáva podľa miesta skladu“ získame dodatočný subkonto vo forme skladov, ktorých účtovanie je možné vykonať v kvantitatívnom aj kvantitatívnom celkovom vyjadrení.

Obr. 16 Nastavenie podkontu „Skladovacie miesta“ účtu 10.03 „Palivo“ Obr.

Obr. 17 Okno pre nastavenie účtového rozvrhu – účet 10.03 „Pohonné hmoty“ Obr.

Napríklad znova odošleme naše vytvorené dokumenty a zmeníme „Hlavný sklad“ na sklad „Auto“. Po týchto zmenách sa v transakciách zobrazoval „Sklad“ a pri vytváraní súvahy bolo možné pridať podúčet „Sklady“.

18 Nastavenie súvahy pre účet 10.03 „Pohonné hmoty“ Obr.

Ako vidíte, v SALT bol pridelený podmienený sklad „Auto“.

Obr. 19 WWS pre účet 10.03 „Palivo“ s podrobnosťami podľa miesta uloženia

Predtým zakúpené palivo sa prejaví v SOĽI bez uvedenia skladu – „...“.

Vzhľadom na prítomnosť veľkého množstva vozidiel, zdrojov financovania, rôznych druhov činností, ako aj jednotiek, ktoré spotrebúvajú palivá a mazivá, inštitúcia čelí naliehavej potrebe automatizovať vystavovanie nákladných listov a správny odpis pohonných hmôt a lubrikanty.

V programe "1C: Účtovníctvo verejnej inštitúcie 8", ed. 2.0, na účtovanie nákladných listov pre rôzne vozidlá, pracovný list pre jednotky, ktoré spotrebúvajú palivo a mazivá v súlade s normami, podsystém „ Účtovanie pohonných hmôt a mazív».

Aby ste mohli začať používať možnosti účtovania palív a mazív v programe, musíte prejsť na položku ponuky „ Administrácia» - « Nastavenie účtovných parametrov» - « Špecializované podsystémy" Na tejto karte musíte začiarknuť políčko „ Účtovanie palív a mazív» odrážať dokumenty v tejto oblasti.

« Normy na výpočet spotreby paliva pre jednotky"A" Normy na výpočet spotreby paliva pre vozidlá»;
« Korekčné faktory v percentách"A" Korekčné hodnoty pre výpočet miery spotreby paliva»;
« Trasy vozidiel».

Register informácií je vyplnený aj „ Nastavenia pre zaokrúhľovanie výsledku výpočtu normovanej spotreby paliva“, určené na označenie zaokrúhlenia spotreby zlomkovej časti a zaokrúhlenia čísla 1,5.

V položke ponuky " Administrácia» podľa potreby sa vypĺňajú zoznamy o druhu spotrebovaného paliva, licenčných kartách, autobusových trasách a palivových kartách vodičov.

Pred vytvorením nákladného listu musíte v karte dlhodobého majetku vyplniť aj údaje o sadzbe spotreby vozidla. Ak to chcete urobiť, na karte kliknite na tlačidlo prejsť, existuje register informácií “ Nastavenia mier spotreby paliva pre vozidlá a jednotky».

Denník nákladných listov a zdaňovanie nákladných listov sa nachádza v položke menu " Hmotné rezervy" Program umožňuje vyplnenie rôznych typov nákladných listov v závislosti od vozidla. Zoberme si návrh nákladného listu pre osobný automobil (tlačivo č. 3).

Na " Všeobecné informácie» vypĺňajú sa údaje o vozidle, vodičovi, oddelení, zamestnancovi a organizácii, ktoré má vodič k dispozícii. Licenčná karta sa vypĺňa, ak je prevádzka vozidla podľa nákladného listu licencovanou činnosťou.

Na " Odchod» poskytuje údaje o čase odchodu vozidla a stavoch tachometra na začiatku dňa. V spodnej časti nákladného listu sú uvedené osoby zodpovedné za odchod.

Ďalej vyplňte „ Trasy» označujúce trasy vozidla. Po vyplnení uvedených údajov sa nákladný list uloží a vytlačí na prezentáciu vodičovi. Zvyšné záložky sa vyplnia v programe po vrátení vozidla.

Na " Trasy» budú poskytnuté ďalšie informácie o čase odchodu a návratu prepravy, ako aj o prejdených kilometroch. V " Návrat» je uvedený dátum a čas návratu vodiča, stav tachometra vozidla, ako aj osoby zodpovedné za návrat. Informácie o príjme, spotrebe a stavoch PHM a mazív sa vypĺňajú na záložke " Palivo"a na konci dňa sa v záložke vyplní výsledok práce vodiča za zmenu v hodinách a prejdených kilometroch" výsledky" V prípade potreby môžete vyplniť aj „ Iné».

Pre zaevidovanie odpisu PHM a mazív na základe nákladného listu zadajte doklad „ Zdaňovanie nákladných listov».

V záložke “ už budú vyplnené základné údaje o nákladnom liste, preprave, stave vodiča a tachometra pri odchode Podrobnosti nákladného listu" Ak chcete schváliť počiatočné údaje na ďalšej karte, musíte vybrať tlačidlo vyplniť, aby odrážalo trasu vozidla v súlade s nákladným listom a sadzbou nákladov na 100 kilometrov.

Normovaná spotreba paliva a mazív sa používa nasledovne:

Výsledok = (0,01 * (Dopravná (základná) spotreba x Počet najazdených kilometrov + Miera spotreby na prepravné práce) + Miera spotreby na prevádzku špeciálneho vybavenia) x (1 + 0,01 x Korekčné faktory) + Miera spotreby na jazdy sklápača + Miera spotreby na ohrievače /klimatizácie, na zahrievanie a čas nečinnosti + (hodnota najazdených kilometrov/kontrola x hodnoty korekcie).

Na " Výpočet spotreby paliva» informácie o zostatkoch pri odchode, príchode a skutočnej spotrebe paliva a mazív. Skutočná spotreba paliva a mazív sa porovnáva s normovanou spotrebou vypočítanou pomocou vzorca a zobrazuje sa údaj o úspore/nadspotrebe.

Údaje pre premietnutie súm v účtovníctve sa zaznamenávajú na záložke „ Odpis paliva a mazív» - tu sa zohľadňuje číselník zásoby materiálu, merná jednotka, KFO, účtovný účet, KPS, MOL, debet účtu a množstvo odpísaných PHM a mazív.

Po výbere štandardnej operácie " Odpis pohonných hmôt a mazív podľa nákladného listu» dokument « Zdaňovanie nákladného listu» sa eviduje a účtuje a zároveň generuje transakcie na odpis pohonných hmôt a mazív.

Materiály , vydanie rozpočtu, apríl 2018