Облачный документооборот. Что влечет заказчиков в облака

Делопроизводство и документооборот - важные вспомогательные процедуры системы управления компанией, фактически формирующие структуру ее управленческих процессов, непосредственно влияющих на работу организации в целом. Вместе с тем для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры, что может оказаться дорого для компаний. Сервисная модель и облака позволяют значительно расширить целевую аудиторию систем управления электронным документооборотом. Большинство производителей систем электронного документооборота (СЭД) ориентируются на компании и организаций с выраженной территориальной распределенностью и достаточно большим количеством рабочих мест. Именно такие компании остро нуждаются в оптимизации документооборота и организации электронного взаимодействия. Однако далеко не каждая компания имеет достаточно ресурсов для оплаты «входного билета» в процесс внедрения СЭД. Предоставление услуг документооборота по модели SaaS (Software as a Servise) оказывается вполне приемлемы для организаций любого размера и профиля, предъявляющих различные требования к защите информации.

Функциональность СЭД

По функциональности СЭД можно разделить на (рис. 1): классические решения автоматизации документооборота, востребованные преимущественно государственными заказчиками - функциональность и интерфейсы здесь давно определены; системы управление документацией (отраслевой, нормативной, распорядительной); инструменты групповой работы с документами; системы управления типовыми процессами (автоматизация потоков работ); системы управления произвольными процессами.

Архитектура облачных СЭД

Любая современная СЭД вне зависимости от того, на какой концепции базируется методика ее продаж и какие процессы она автоматизирует (делопроизводство, документооборот, информационную поддержку моделей управления), построена на основе трехзвенной архитектуры (рис. 2). В основании находится СУБД и при необходимости система криптографической защиты. Второй и третий уровни заняты системными и прикладными сервисами, а также сервером приложений. Имеется еще четвертый уровень, включающий интерфейсные решения, позволяющие создать максимально функциональный интерфейс для конкретного устройства (настольного ПК, планшетного компьютера, мобильного телефона и пр.).

В основании лежит промышленная СУБД от Microsoft, IBM или Oracle. В ее задачи входит безопасное хранение электронной документации, организация доступа к ней, в том числе и иерархического (IBM Lotus Domino/Notes). Кроме СУБД в нижний уровень классической трехзвенной архитектуры СЭД могут входить информационная и транспортная инфраструктура, а также система обеспечения информационной безопасности с поддержкой крипографических процедур, электронной подписи.
В облачной системе хранение данных может осуществляться как в едином, выделенном хранилище, так и распределенно, например, по месту ввода документов в систему, что может быть особенно актуально при облачной автоматизации документооборота организации с большим количеством офисов, находящихся в различных регионах.

В качестве основы современной СЭД могут быть использованы специфические документоориентированные решения по управлению корпоративным контентом. Заметную долю этой части рынка составляет платформа Lotus. Если рассмотренные ранее СУБД представляют реляционный подход к управлению базами данных, а сами сведения в них представлены в виде прямоугольных таблиц, то данные в Lotus Domino хранятся иерархически, то есть в структуре, сходной с обычным хранением документов в организации. Этот подход заметно совершенствует процедуры управления документацией, что и позволило этой технологии занять заметное место в современном рынке СЭД-решений.

Немного особняком в данной группе стоит решение Microsoft, предназначенное скорее для управления корпоративным контентом, - SharePoint. Являясь ECM-платформой, SharePoint находит множество поклонников, особенно в среднем бизнесе, так как системы, построенные на ее основе, могут легко масштабироваться и по объему, и функционально в зависимости от текущих потребностей бизнеса, тем не менее, подходы на основе SharePoint пока практически не реализованы в виде облачных СЭД.

У многих отечественных разработчиков СЭД, особенно плотно взаимодействующих с вендорами, существует одновременно несколько промышленных решений, созданных как в рамках общей трехзвенной архитектуры, так и в качестве надстройки над документоориентированной средой, позволяющей эффективно управлять документными данными самостоятельно.

Второй и третий уровни трехзвенной архитектуры реализует сервер приложений и разнообразные системные сервисы, ресурсы которых используются прикладными модулями СЭД - программный комплекс, обеспечивающий базовый функционал СЭД. К примеру, в процедуре обработки входящей корреспонденции такой универсальный комплекс обеспечивает систему следующей функциональностью: нумерация документов; хранение контента документов (образ, текст); автоматизация стандартных процедур (согласование, утверждение или подписание).

Безусловно, задач, решаемых сервером приложений, значительно больше, однако рассматривать их следует исключительно в контексте обеспечиваемого ими функционала.

СЭД в «облачной» версии принципиально не отличается. Таким образом, для этой категории потребителей архитектурные аспекты решения, как и аспекты управления лицензиями, не важны.
Особняком в рассмотренной нами архитектуре является четвертый уровень, представляющий собой уровень интерфейсов пользователя (UI), предназначенных для организации удобного и полноценного взаимодействия конечного пользователя с СЭД как таковой, а также периферийного оборудованием, входящим помимо СЭД в комплекс рабочего места пользователя (сканер, принтер, сканер штрих-кода и т.д.).

Уровень интерфейсов пользователя может быть разделен на категории по типам используемых интерфейсов:

. «Толстый» клиент. Наиболее старая СЭД, обеспечивающая однако полнофункциональное взаимодействие пользователя с СЭД. Представлена обычно в виде программного модуля, инсталлируемого непосредственно на пользовательскую станцию, что указывает на его основные недостатки: затратность в развертывании и дальнейшей эксплуатации. «Толстые» клиенты зависимы от типа операционной системы приложения. Такой подход считается достаточно устаревшим, и решения на его основе для облачных СЭД не используются.
. «Тонкий» клиент. Современная СЭД, взаимодействующая с пользователем через web-интерфейс посредством интернет-браузера. Причем это взаимодействие может быть организовано как внутри локальной сети организации, так и через vpn и сеть Интернет. Отсюда очевидны легкость в развертывании и обслуживании. Функционал такой системы можно обновлять без массовой перестановки клиентских приложений, что также заметно сокращает издержки. В современных «облачных» СЭД такой вид интерфейса, не зависящий от платформы рабочего места, является основным.
. Мобильный клиент, предназначенный для эксплуатации на современных мобильных бизнес-ориентированных платформах: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android и MS Windows Phone. Только решения на основе iOS и BlackBerry OS обеспечивают надлежащий уровень безопасности при передаче данных на телефон и обратно.

Современные системы электронного документооборота, продолжают развиваться, захватывая новые секторы рынка и предоставляя услуги в рамках новых бизнес-моделей, основной из которых является SaaS.
Большое количество именно архитектурных аспектов совпадают как для классических СЭД, так и для облачных. Тем не менее, облачные решения в области документооборота имеют и много отличий от обычных корпоративных информационных систем, которые практически исключают возможности редизайна классического СЭД-решения в облачное, чем в текущий момент и объясняется выраженно слабая представленность облачных решений в секторе систем электронного документооборота на отечественном рынке. В прошлом году таких систем официально было введено в промышленную эксплуатацию не менее трех, то в 2012-м разработчики обещают не менее пяти облачных документоориентированных решений. Новые решения должны привнести как технические, как и юридические новые подходы к возможностям лицензирования и биллинга, а также обеспечение взаимосвязи с государственными портальными решениями, системами межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Проблемы выбора

Если для компании задача выбора облачным документооборотом совпадает с первой автоматизацией документооборота вообще, то есть компания становится перед выбором «внедрять ли классическую СЭД, либо просто подключиться к имеющемуся облачному решению», финансовая выгода «облачного варианта» явно заметна. Но вопрос доверия к провайдеру облачного решения при этом может стоять достаточно остро. И здесь надо ответить на ряд вопросов: обеспечит ли провайдер реальную, а не декларируемую конфиденциальность хранимых в системе документов, будет ли своевременно делать резервное копирование данных и др.
Одним из ключевых документов, определяющих правоотношения между провайдером и клиентом является SLA (Service Level Agreement). Договор SLA в отличие от обычного договора оказания услуг подразумевает не только и не столько перечень выполняемых провайдером работ, а определяет все сервисы облачной СЭД, которые будут предоставляться клиенту в течение действия договора, а также временные границы, в которых эти сервисы будут предоставляться в надлежащем объеме и качестве. В договоре четко определяются все временные границы решения возникающих инцидентов и проблем, определяются меры дисциплинарного воздействия на провайдера при неисполнении либо ненадлежащем исполнении обязательств.

Облачная СЭД или нет?

Несмотря на то, что SaaS-подход отлично функционирует во многих ситуациях, и существует большое количество доводов «за», внедрение в компании именно «облачной» СЭД пока встречает сопротивление. Какие критерии могут подсказать о том, как проводить автоматизацию документооборота?

Критерий 1. Стремительное увеличение объемов документооборота.
Для небольшой либо средней компании такой признак является первым сигналом к тому, что пора задумываться об автоматизации этой группы процессов. Стремительное увеличение объемов контента как внутри предприятия, так и между компаниями обусловило необходимость внедрения эффективных систем и технологий управления документооборотом. Web-сервисы дают возможность многим компаниям быстро автоматизировать управление контентом с такими преимуществами, как значительно более низкая цена приобретения и более простое администрирование ИТ-системы. Поставщик отвечает за управление инфраструктурой и поддержку сервиса, пользователю не приходится что-либо покупать, поддерживать или чем-либо управлять.
Считается, что в большинстве случаев крупные предприятия могут потенциально сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта, выбрав для управления документами модель SaaS. Для небольших компаний автоматизация документооборота посредством «облачной» СЭД выйдет еще менее затратной, т.к. относительная стоимость инфраструктуры, а также стоимость администрирования при этом заметно снижаются.

Критерий 2. Требуется ли компании единичное приложение или система из нескольких взаимосвязанных модулей?
Некоторым компаниям необходимы многочисленные функции, такие как возможность получать и отправлять почту из приложения; распознавание текста для преобразования факсов и отсканированных документов в текстовые документы, прочие функции для лучшей организации контента. Такие важные мелочи намного дешевле и качественнее может реализовать только провайдер.

Критерий 3. Какова необходимая скорость внедрения?
Традиционно этап закупки типового программного обеспечения, включающий в себя проведение тендера, разработку технического задания, тестирование и переговоры, может занять месяц, после этого наступает срок выполнения работ, что в условиях средней организации с 50-100 рабочими местами в СЭД составляет еще пару месяцев. При выборе облачной СЭД заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, а окупаемость инвестиций наступит намного раньше.

Критерий 4. Существуют ли удобные инструменты миграции данных в облачную систему из СЭД, уже эксплуатируемой на предприятии. Какова вероятность того, что данные частично или полностью могут быть повреждены или утрачены? В свою очередь уже вам необходимо оценить риски, возникающие и во время миграции, и во время эксплуатации системы документооборота на облачной платформе.

Критерий 5. У вас ограниченный бюджет проекта? При внедрении «облачной» СЭД стартовые затраты значительно снижены и соизмеримы со стоимостью эксплуатации. Хотите ли вы сократить ваши стартовые затраты?
Приобретение типового программного обеспечения часто влечет за собой большие затраты на лицензии. Экспертная оценка стоимости типового пакета программ составляет приблизительно 15% от стоимости владения и эксплуатации этого приложения на протяжении 5 лет. При использовании облачного решения стоимость права собственности можно рассматривать как небольшой ежемесячный взнос, а не огромные капиталовложения.

Критерий 6. Необходима ли вам постоянно совершенствующаяся ECM система?
Если основное направление бизнеса компании быстроразвивающееся, то использование модифицируемой «облачной» СЭД может значительно уменьшить расходы компании на управление программным обеспечением: изменения в такой системе происходят одномоментно для всех, при этом установка дополнительного ПО исключена. Как следствие, поставщик решения осуществляет обновления на сервере, которые мгновенно становятся доступны посредством Web-доступа, поэтому обновление версий проходит незаметно для эксплуатанта и дополнительно не оплачивается.

Критерий 7. Можете ли вы оценить риски, которые возникнут при уходе провайдера информационной системы с рынка? Во многом ответом на этот вопрос являются технические решения, позволяющие осуществить миграцию данных как из самого облака, так и из резервных копий. С другой стороны, вероятность дискредитации документов, возникающая при изменении провайдера системы по прежде всего политической мотивировке подобных действий, может быть минимизирована за счет применения криптографических средств защиты информации надлежащей стойкости.

Критерий 8. Можете ли вы управлять вашим бизнесом по принципу Парето, когда основные возможности продукта могут решить максимум задач, возлагаемых на него? Если да, то внедрение на основе «облачной» СЭД подходит для рассматриваемой организации, если же функциональность более раздроблена, а также существуют задачи, которые с ее помощью совсем не решаются, значит реализация целей на основе выбранной «облачной» СЭД, скорее всего, сомнительна и требуется дополнительный анализ для принятия управленческого решения об автоматизации документооборота именно таким образом. Это происходит потому, что большинство хорошо спроектированных «облачных» систем предлагает большие функциональные возможности. Однако некоторые специализированные функциональные возможности предоставить не могут. Поэтому многие компании боятся, что потеряют гибкость. Но при более эффективном использовании допускается решение, при котором СЭД будет обеспечивать только стандартную функциональность. Другие функциональные возможности, требующиеся компании, могут быть реализованы дополнительно.

Транскрипт

2 ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся удобством подобных инструментов скрываются проблемы поиска информации и нарушения ее конфиденциальности, разрозненного хранения документов и накопления большого количества дублей. Преодолеть «информационный хаос», повысить эффективность и результативность работы помогут системы управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management), такие как DirectumRX. DirectumRX выводит процессы средних компаний на новый уровень: ускоряет документооборот; обеспечивает прозрачность взаимодействия сотрудников; повышает контроль исполнительской дисциплины; упорядочивает делопроизводство, работу с договорами и счетами; позволяет наладить обмен электронными документами с контрагентами; обеспечивает эффективное управление проектами. DirectumRX гарантирует порядок в документах и процессах.

3 Представителям среднего бизнеса требуются полноценные ECM-возможности для автоматизации документооборота, однако крупные корпоративные системы для них зачастую избыточны и слишком дороги. Кроме того, построение собственной IT-инфраструктуры требует значительных временных ресурсов, что может служить препятствием для развития основной деятельности организации. Виртуальные мощности из «облака», в отличие от покупки оборудования и ПО, позволяют получить быстрый результат без каких-либо капитальных инвестиций и найма IТ-персонала. Но стоит помнить, что далеко не все облачные сервисы обладают достаточной функциональностью для ведения документооборота и могут быть адаптированы под индивидуальные бизнес-процессы компании. Константин Истомин Исполнительный директор компании DIRECTUM: Модель SaaS хорошо подходит для автоматизации документооборота, когда заказчику необходимо готовое решение с богатыми возможностями при минимальных начальных затратах. Именно с учетом этих требований мы создали DirectumRX. DirectumRX ECM-система, сочетающая в себе функциональные возможности для решения задач среднего бизнеса и удобство использования в формате SaaS «ПО как услуга». Идея DirectumRX основана на подходе «Rich Cloud System» РЕШЕНИЕ ДЛЯ СРЕДНИХ КОМПАНИЙ

4 БОГАТАЯ ОБЛАЧНАЯ СИСТЕМА В рамках концепции Rich Cloud System ECM-система DirectumRX объединяет в себе лучшие характеристики облачных (SaaS) и локальных (On-premise) решений. Минимум первоначальных затрат на развертывание и обслуживание SaaS Доступ в любое время из любого места SaaS Быстрый старт работы SaaS Rich Cloud System On-premise On-premise On-premise Попробуйте демо на rx.directum.ru Богатый функционал ECM-системы Интуитивно понятный удобный интерфейс Возможность адаптации под бизнес-процессы

5 Все это дает возможность решать задачи средних компаний без утяжеления системы. ПРЕИМУЩЕСТВА Функциональность и гибкость Из «коробки» доступны мощные решения по автоматизации ключевых бизнес-задач: управление документами и бизнес-процессами, договоры и счета на оплату, делопроизводство, совещания и проекты. И вы можете настраивать их функции под особенности процессов вашего предприятия. Легкий и удобный интерфейс Работа аналогична проводнику Windows и Microsoſt Outlook. Визуальные обложки и графическое представление данных ускоряют работу. Система анализирует действия сотрудников и подсказывает нужные функции, гибко рассчитывает сроки исполнения задач по сквозным бизнес-процессам. Распределенная и мобильная работа Поддерживаются единые регламенты, шаблоны документов, правила конфиденциальности при работе территориально удаленных подразделений с учетом разницы в часовых поясах. Всем сотрудникам доступны мобильные приложения с возможностью работать как online, так и offline. Обмен электронными документами с контрагентами Больше не нужно задумываться, что автоматизировать в первую очередь: внутренний или внешний документооборот. В систему встроены возможности обмена документами с контрагентами через сервисы, такие как Synerdocs. Поддерживается роуминг с ключевыми операторами обмена. Преимущества DirectumRX реализованы в функциональных возможностях системы

6 РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Управление документами: единый корпоративный архив документов легкое потоковое сканирование шаблоны с автоподстановкой данных права доступа и электронная подпись версии документов и история работы связывание документов по тематике удобный и быстрый поиск Бизнес-процессы и взаимодействие сотрудников: легкая постановка задач контроль исполнительской дисциплины сквозная переписка по группам работ соблюдение регламентов согласования управление совещаниями Упорядоченное делопроизводство: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов отслеживание местонахождения документов вынесение резолюций и выдача поручений контроль исполнения принятых решений

7 Комплексное управление договорами и счетами на оплату: шаблоны договоров и приложений регламенты согласования и оплат единые реестры и контроль обязательств учет наличия оригиналов документов РЕШАЕМЫЕ ЗАДАЧИ Обмен электронными документами с контрагентами: быстрое подключение к сервисам обмена легкая отправка приглашений к обмену контрагентам отправка, обработка и контроль возврата документов в одном интерфейсе Эффективное управление проектами на всех стадиях: единый реестр проектов компании шаблоны проектных документов автоматическое назначение прав доступа согласование и утверждение документов по регламентам И это дешево

8 УДОБНЫЕ ТАРИФЫ Выбирайте необходимое количество пользователей и период подключения (месяц, квартал или год). RX10 RX25 RX50 RX75 RX100 Количество пользователей 10 сотр. 25 сотр. 50 сотр. 75 сотр. 100 сотр. Доступный объем данных 20 ГБ 50 ГБ 100 ГБ 150 ГБ 200 ГБ Стоимость базового тарифа* 3340 р р р р р. Управление документами Бизнес-процессы и Совещания Делопроизводство Договоры и Счета на оплату Обмен с контрагентами Мобильное приложение Jazz Мобильное приложение Solo р р р р р р р. Проекты р р р р р. Интеграция с 1С р р р р р. Полная информация о тарифных планах на сайте rx.directum.ru * При подключении к DirectumRX на 1 месяц.

9 Подключение к системе только начало. Следующий шаг настройка процессов, регламентов, обучение и поддержка пользователей. Варианты настройки бизнес-процессов и внедрение системы КЛИЕНТСКАЯ ПОДДЕРЖКА Самостоятельное внедрение: только обучение команды заказчика работе в системе, реализация проекта своими силами. Поддержка внедрения: обучение команды и онлайн-консультации по организации работ и начальной настройки системы. Выезд экспертов при необходимости. Внедрение «под ключ»: полное руководство проектом нашими специалистами. Гарантируем достижение целей внедрения, а результатов заданным показателям эффективности. Обучение работе в системе Курс администратора (24 ч., 3 рабочих дня): включает изучение функций прикладного администрирования DirectumRX и практику самостоятельной настройки процессов в системе. Семинар для пользователей (3 ч.): ориентирован на решение прикладных бизнес-задач сотрудниками при работе с документами и их согласовании. Поддержка и сопровождение методологическая поддержка в управлении проектом и выстраивании новых бизнес-процессов; дополнительная настройка системы нашими экспертами; техническая поддержка. А еще это безопасно

10 ГАРАНТИИ Существует множество мифов о надежности облачных технологий. Причина недостаточная осведомленность пользователей и большое количество недостоверной информации. Мы уделяем большое внимание аспекту безопасности работы в облаке. DirectumRX гарантирует*: Конфиденциальность ваших данных. Нами разработан целый ряд организационных, административных и технических мер, направленных на обеспечение безопасности вашей информации. Доступность от 99% времени оказания услуги, реализованная за счет стабильно высокого качества работы сервиса. Сохранность ваших данных. Резервное копирование и мониторинг работоспособности выполняются в режиме 24/7, что гарантирует своевременное выявление неполадок и скорейшее их устранение. * Все гарантии и обязательства по предоставлению услуг DirectumRX зафиксированы в SLA (Service Level Agreement; соглашение об уровне предоставления услуги). Наши клиенты ценят это

11 Крупнейший авиационный терминал на Северо-Западе России, предлагающий полный спектр услуг на рынке грузоперевозок ОТЗЫВЫ КЛИЕНТОВ Автоматизация процессов делопроизводства и управления договорами позволила нам вывести эффективность работы компании на новый уровень. DirectumRX полностью отвечает нашим требованиям как с точки зрения технических характеристик, так и в части удобства работы пользователей. Игорь Рогозин Руководитель отдела информационных технологий Cистема онлайн-бронирования и покупки билетов на культурные и спортивно-массовые мероприятия Компания DIRECTUM предлагает быстрое внедрение, а настройка бизнес-процессов не вызывает затруднений, специалисты DIRECTUM всегда на связи и готовы помочь. Евгения Попова Руководитель административного отдела

12 Управлять документами и процессами легко DirectumRX облачная система электронного документооборота для автоматизации среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с подключением пользователей. Хотите узнать больше? Посетите наш сайт rx.directum.ru и получите доступ к демостенду Ижевск +7 (3412) Москва +7 (499)

Облачный документооборот ПОРЯДОК В ДОКУМЕНТАХ И ПРОЦЕССАХ Для согласования и совместного редактирования документов в компаниях зачастую используются привычная почта и различные онлайн-сервисы. За кажущимся

Облачный документооборот: затраты, выгоды, эффект Наши эксперты Василий Бабинцев Директор по маркетингу Дмитрий Петров Руководитель направления DIRECTUM по работе со средним бизнесом Big Data ACM в России

Lean и ECM: бережливый подход к эффективности в кризис Василий Бабинцев Директор по маркетингу Экономика индекс российского фондового рынка индекс американского рынка Культура отношений Информационная

1С:Документооборот КОРП для Украины 2.0 новый уровень управления бизнес-процессами Внедренческий центр ABBYY Украина Пилипчук Анастасия 1С:Документоборот КОРП для Украины - современная ECM-система (Enterprise

Управление документами и архивом автоматизация бизнес-процессов интеграция приложений ЕСЛИ В ОРГАНИЗАЦИИ Работа с бумажными документами ведется архаично, для согласований и контроля используется электронная

РАБОТА РУКОВОДИТЕЛЯ В LANDOCS www.landocs.ru www.lanit.ru ЗАЧЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ РАБОТА В СЭД Включение руководителя в работу - это значительное повышение эффективности СЭД в организации! Скорость принятия

Для среднего и крупного бизнеса Компания HAULMONT международная компания-разработчик автоматизированных систем управления деятельностью предприятий (Россия, Великобритания, Франция, США). Центр разработки:

ИНФРАМЕНЕДЖЕР SERVICE DESK ВОЗМОЖНОСТИ ИнфраМенеджер Service Desk предназначен для автоматизации полного цикла обслуживания пользователей на всех линиях поддержки. обслуживание пользователей (Service Desk)

Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Оffice 365 подходит для бизнеса любого размера Возможность покупки как пакетных предложений, так и отдельных сервисов Оперативное

СЭД 3 в минимальной поставке подразумевает поставку 50 х лицензий и 1 лицензии на систему потокового сканирования. Указанные цены могут быть изменены в 2016 году в зависимости от складывающейся экономической

СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ И РАБОЧИМИ ПРОЦЕССАМИ DocSpace Возможности и преимущества Задача системы DocSpace Обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному

Lement Pro www.lement.pro [email protected] 8 800 500-12-76 +7 495 545-48-40 Система управления бизнесом...и любой другой элемент вашего бизнеса в Lement Pro! до 30 % рабочего времени все руководители тратят

2 «Возможность разделения пользователей на профили в зависимости от их ИТ-потребностей и применение к ним разных схем лицензирования» «Упрощение лицензирования локального ПО и облачных служб» «Учет существующих

Решение на платформе Alfresco Система SX-Government Soft Xpansion International ECM система: Управление содержанием и процессами Центр предоставления административных услуг Автоматизация HRпроцедур Обращения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ТОМСКОЙ ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ СОЦИАЛЬНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Система электронного документооборота и управления бизнес-процессами Docsvision Платформа 5 прайс-лист Руководство пользователя (PDF, 11,3 Mb) Руководство администратора (PDF, 3,76 Mb) Руководство по настройке

1 «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины» Хранение документов и файлов Коллективное редактирование Контроль версий Учет рабочего времени «1С:Предприятие 8. Документооборот КОРП для Украины»

Применение 1С:Документооборот Официальный партнер для решения бизнесзадач 1-й казахстанский 1С Форум для корпоративных клиентов 12 ноября 2015, Отель "Radisson Hotel Astana" Сергей Шеметов, Андрей Гуркин

СПО-решения и услуги для органов государственной власти ПингВин Софтвер Информация о компании ПингВин Софтвер сервисная ИТ-компания полного цикла, оказывающая услуги по внедрению, интеграции решений, развитию,

Группа компаний ЛАНИТ Департамент сетевой интеграции Интеграция мобильных устройств в корпоративную сеть 2013 Корпоративная мобильность Постоянный доступ к корпоративной информации Постоянная подключённость

Современные технологии управления знаниями (ECM). Возможности и перспективы Сергей Полтев Москва, 20 сентября 2011 года Что такое ECM? Enterprise Content Management управление корпоративными информационными

АУТСОРСИНГ ИТ-УСЛУГ ПРЕИМУЩЕСТВА ИТ-АУТСОРСИНГА Выполнение работ квалифицированными и клиентоориентированными ИТ-специалистами Непрерывность обслуживания ИТ-систем без отпусков и больничных Высокая прозрачность,

Облачные технологии в бизнесе Абуриков Х.Х. ФГБОУ ВО «Дагестанский государственный университет» Махачкала, Россия. Cloud technologies in business Aburikov H.H. Dagestan State University Makhachkala, Russia.

КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Система электронного документооборота Функциональные возможности Система электронного документооборота КОДЕКС: ДОКУМЕНТООБОРОТ Назначение Система позволяет не только автоматизировать

Ключевые требования к информационной системе управления бизнесом для проектной компании Данный документ определяет состав ключевых бизнес-процессов для проектной компании с целью формирования требований

АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ ОБ АУТСОРСИНГЕ ПЕЧАТИ АУТСОРСИНГ ПЕЧАТИ комплексная услуга АМТЕЛ-СЕРВИС, обеспечивающая заказчикам бесперебойную работу печатной техники и значительно снижающая затраты на печать. Экономия

Singlepoint точка опоры вашего успеха Удобная система проектирования и автоматизации полного жизненного цикла любых бизнес-процессов Вашей компании требуется наладить успешное взаимодействие между сотрудниками?

1С:Документооборот 1С:Документооборот современная система для управления документами и процессами 1С:Документооборот КОРП. Для средних, крупных организаций и холдингов. 1С:Документооборот государственного

#CloudMTC: виртуальный дата-центр Что такое #CloudМТС: виртуальный дата-центр? Это облачный сервис с удобным сетевым доступом к вычислительным ресурсам МТС (серверам, устройствам хранения данных, приложениям

Условия технической поддержки продуктов компании Форсайт 12/12/2017 Служба технической поддержки 8 800 505-72-01 [email protected] www.fsight.ru СОДЕРЖАНИЕ Определения... 3 Общие положения... 5 Уровни

Чернышов Алексей Команда 1С-Коннект Готовое решение для техподдержки ваших клиентов О чем и для кого доклад? Автоматизация поддержки пользователей становится более предсказуемой и эффективной, если компания

ОПИСАНИЕ «БАРС.Мед» - универсальное решение для автоматизации деятельности медицинских учреждений различной специализации и масштаба: от небольших узкоспециализированных клиник до многопрофильных стационаров

Microsoft Office 365 от «Билайн» Бизнес Office 365 = Все инструменты для бизнеса Преимущества перехода на Office 365 Единый инструмент для выполнения рабочих задач Делайте резервное копирование файлов

Разработка и внедрение решений на платформах Microsoft SharePoint и Project О нас Компания Ulteam (ООО Алтим) обеспечивает разработку, внедрение и поддержку решений на базе продуктов Microsoft SharePoint

2010 СЭД WSS Docs Краткий обзор решения Документ описывает систему электронного документооборота WSS Docs, реализованноую на платформе MS SharePoint. WSS-Consulting 21.06.2010 1 Что такое WSS Docs WSS

Управление конфликтами в условиях внедрения ITSM Опыт использования Conflict Management System в государственном сегменте Бакланов Игорь Президент [email protected] Компания Wellink www.wellink.ru Тел.:

Портал проектного управления ОТР.Призма ОТР.Призма портал проектного управления и система мониторинга. Реализована на платформе с открытым исходным кодом LifeRay, разработана с учетом лучших практик ведения

Www.directum.ru [email protected] DIRECTUM Jazz для DIRECTUM. Методические рекомендации по внедрению и использованию Оглавление Введение...3 Назначение...3 Позиционирование...3 Профиль пользователя...3

Дата 2011 Вадим Ипатов Технологии Lotus для оптимизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства, совместной работы над документами 2009 IBM Corporation Современные бизнес ценности

ОАО «ТЕВИС» внедряет СЭД на базе платформы DocsVision 1 августа 2011 года в ОАО «ТЕВИС» началась промышленная эксплуатация системы электронного документооборота и делопроизводства на платформе DocsVision

РЕАЛИЗАЦИЯ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В РАМКАХ ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ ЯДРО ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ ОРГАНА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

ИНСТРУМЕНТЫ ДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ СТРОИТЕЛЬНОГО КОНТРОЛЯ С ПРИМЕНЕНИЕМ ОСНОВ ИНФОРМАЦИОННОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ (BIM) СОДЕРЖАНИЕ Цели и задачи Функциональная архитектура Функционально-технологическая архитектура

ОБЛАКО «Изумрудная Долина»: Система Электронного документооборота Опоры России Содержание Предпосылки Условия Технологии 1С для организации облака Вопросы безопасности организации облака Опора России в

Облачные технологии Мифы и реальность Мария Бартенева Директор по консалтингу [email protected] www.telecomguard.ru Повестка Основные понятия Мифы Выводы 2 Что такое «Облако»? Оборудование Вычислительные

Система электронного документооборота для органов государственной власти с использованием свободного программного обеспечения (СПО). Лучшие практики и решения Артем Захаров Менеджер продукта Логика ECM

Самое лучшее для современного малого и среднего бизнеса Менеджер по развитию направления облачных решений в сегменте малого и среднего бизнеса по России. Ноябрь 2015 Локальное размещение Гибридная среда

Инновации в области управления персоналом: SAP HCM On-premise SuccessFactors - облачные технологии в HR-процессах Татьяна Богуш, архитектор бизнес-решений по управлению персоналом, SAP CIS 1 Лучшие решения

ВИРТУАЛЬНЫЙ ЦОД Развитие облачных услуг Оперативная модернизация ИТ-инфраструктуры Оптимизация текущих затрат на поддержание действующей инфраструктуры Обеспечение защиты и безопасности хранения корпоративной

18 июня 2012 г. 18:40

На Docflow 2012 много внимания было уделено дискуссиям об «облачных решениях», как оказалось - это едва ли не самая популярная нынче тема среди экспертов.

Я поинтересовалась у одного из них, что же такое «облако», мне объяснили, что «облачные решения», это, по сути, возможность работы в удаленном доступе.

Воображение тут же нарисовало картинку «облаков» применительно к электронному документообороту, где небольшая по численности компания решила установить СЭД. И чтобы не привлекать дополнительный IT персонал, не закупать дополнительное оборудование или обновлять нынешнее, арендует сервер. Например, у компании-поставщика системы электронного документооборота.

Однако, прочитав ряд статей по теме облачных технологий, становится ясным, что в современном мире понятие «облака» интерпретируется гораздо шире. И статей в сети по данной тематике - великое множество, и, как справедливо высказался автор одной из них: - «…обилие публикуемых материалов не только не вносит ясности в рассматриваемый вопрос, но и усложняет понимание облачных концепции».

Так все-таки, где заканчивается удаленный доступ и начинаются облачные технологии?

Начнем с обзора определений «облака» и «облачных технологий», которых довольно много:

Облака, кратко говоря, - это реализация динамической виртуализированной инфраструктуры.

Облако — это не что иное, как некий крупный дата-центр (или сеть взаимосвязанных между собой серверов).

Облачные технологии - это технологии обработки данных, в которых компьютерные ресурсы предоставляются Интернет-пользователю как онлайн-сервис. Слово «облако» здесь присутствует как метафора, олицетворяющая сложную инфраструктуру, скрывающую за собой все технические детали… Это одна большая концепция, включающая в себя много разных понятий, предоставляющих услуги. Например, программное обеспечение, инфраструктура, платформа, данные, рабочее место и т.п.

В последнее время вопросы, связанные с построением облачных систем начинают привлекать не только крупные компании, но и государственные структуры в различных странах мира. Совсем недавно группой экспертов был выпущен документ, предназначенный для Еврокомиссии, в котором была предпринята попытка систематизировать современный опыт в области построения облачных систем и выработать рекомендации по развитию IT систем в Евросоюзе.

Согласно этому документу, «облако — это динамично расширяемая информационная система, при необходимости предоставляющая потребителям IT сервисы с заданными характеристиками и позволяющая контролировать качество предоставления услуг согласно заложенным метрикам».

Самое важное в этом определении то, что облачные системы являются сервис-ориентированными: их основная задача — обеспечить потребителя качественной услугой.

Соответственно, выделяется несколько моделей предоставления услуг:

инфраструктура как услуга (IaaS)

Как правило, модель IaaS подразумевает предоставление виртуального сервера, хранилища, сетевой инфраструктуры;

платформа как услуга (PaaS)

— предоставление доступа к программной платформе. Пользователи могут создавать и размещать собственные приложения на базе данной платформы, они имеют доступ к управлению ресурсами более низкого уровня (операционная система, хранилища данных и.т.д.);

ПО как услуга (SaaS)

— предоставление программного обеспечения. В данной модели пользователи получают доступ только к функционалу необходимого ПО через сеть. *

Согласно SaaS-концепции вы платите не единовременно, покупая продукт, а как бы берете его в аренду. Причем, используете ровно те функции, которые вам нужны (и, соответственно, платите за них же).

С определениями и моделями услуг немного разобрались.

Теперь попытаемся понять суть работы облачных технологий.

Если взять простой пример компьютерных игр, « то технически это выглядит следующим образом: сама игра располагается на удаленном сервере и там же производится обработка графики, которая на компьютер конечному пользователю поступает уже в «готовом» виде. Проще говоря, те вычисления, которые при обычной игре на компьютере выполняют видеокарта и процессор, здесь уже выполнены на сервере, а ваш компьютер используется лишь как монитор.» *

С кого же начались такие сказочные услуги?

Публичная история собственно cloud computing в современной реализации начинается примерно с 2006 года. Именно тогда не нуждающаяся в представлении компания Amazon представила свою инфраструктуру веб-сервисов (Web Services), обеспечивающую не только хостинг, но и предоставляющую клиенту удаленные вычислительные мощности. Вслед за Amazon аналогичные сервисы представили Google, Sun и IBM. А в 2008 году свои планы в этой области озвучила компания Microsoft. Причем Microsoft анонсировала не просто сервис, но полноценную облачную операционную систему Windows Azure.

Теперь обратимся к интересующей области, непосредственно связанной с СЭД. Что значат «облачные технологии» для нее?

Удаленный доступ к СЭД обеспечивает сотрудника актуальной информацией по принимаемым в компании решениям, дает возможность участвовать в обсуждениях и принятии этих решений независимо от того, где находится сотрудник. Конечно, в первую очередь это актуально для руководителей, так как без согласования с ними не принимается ни одно важное решение. Однако представители среднего звена тоже могут по достоинству оценить возможности удаленного доступа к СЭД. Например, руководители производственных отделов крупных компаний, которые постоянно находятся на объектах, или менеджеры по продажам, которым приходится часто выезжать на встречи, благодаря этой возможности смогут вовремя просмотреть и согласовать документы, подготовленные бэкофисом для заказчиков.

Чем облачные технологии могут помочь бизнесу?

Во-первых, пользователю не нужно заботиться о производительности своего ПК, не нужно переживать о свободном месте на дисковом пространстве.

Во-вторых, пользователь платит только за услугу, предоставленные возможности и только за конкретные функции.

В-третьих, облачные технологии помогают бизнесу в сезонном смысле. Например, если компания продает подарки к международному женскому дню, который как все знают только раз в году, в остальное время (зимой, летом, осенью) ее услуги никому будут не нужны. И именно в это время, компания не будет нести затраты на обслуживание того огромного функционала, который нужен ей только в пиковый период.

Итак, используя облачнее технологии, компания уходит от проблем, связанных с покупкой дополнительных лицензий, временем на установку и настройку приложений на каждом компьютере и поиске нового IT-сотрудника, используя онлайн-вариант необходимого софта, заплатив лишь за то время, которое сотрудники пользовались этим софтом.

Если же говорить глобально, то все варианты облачных технологий подразумевают подписочную модель оплаты (за фактическое использование). Причем, не только в отношении софта, но и по части аппаратных ресурсов. И это условно называется Pay as you go . Ну а тем, кому аппаратные ресурсы не нужны, могут просто взять требуемые приложения в аренду (и здесь мы возвращаемся к понятию Software as a Service (SaaS).

Лариса Ситникова
25 декабря 2015 г. 11:28

Нет сомнений в том, что облачные технологии меняют бизнес. Небольшие компании ценят возможность хранения документов в облаке и удобного управления ими, крупные игроки бизнеса - возможность экономии средств на приобретении и обслуживании собственной инфраструктуры по хранению данных.

Что нам предлагают облака

Самое важное - облачное хранение . Цифровые документы всегда доступны из любой точки мира и не занимают пространства в офисе в виде файлов. Некоторые облачные сервисы позволяют хранить файлы и документы без ограничений по размеру. Также есть сервисы, обеспечивающие доступ к разным облакам через один портал, т.е. при обращении к данным вы не заметите, что переходите с сервера на сервер.

Организация совместной работы с данными . Это один из важнейших аспектов работы в облаке. Доступ к сервисам может получить каждый сотрудник с любого устройства, что позволяет улучшить совместную работу над проектом, сокращая время на выполнение работы и бесконечную переписку по почте. Что касается безопасности данных, то документы можно защитить паролем или сделать так, чтобы они удалялись по истечении определенного времени (нескольких минут, часов или дней).

Новый тренд - облачные CRM, ERP и ECM -системы . Такого рода локальные системы используют почти в каждой компании вне зависимости от ее размера. Они обладают всеми преимуществами облачного хранения и организации совместной работы и имеют при этом единую структурированную базу данных для хранения информации. Преимущества развернутой в облаке системы заключаются в том, что вы всегда можете получить доступ к важным данным. При этом вы защищены от потери данных, если вдруг ваш внутренний сервер выйдет из строя.

Отсутствие необходимости располагать серверы прямо в офисе. Можно воспользоваться услугами сторонней компании , которая предоставит вам полноценную компьютерную инфраструктуру: серверы, системы хранения данных, сетевое оборудование, а также программное обеспечение для управления этими ресурсами. Контроль и управление инфраструктурой остается за провайдером, позволяя вам экономить деньги на содержание оборудования.

В случае выхода системы из строя, у вас всегда будет план аварийного восстановления данных . Компании, которые хранят свою информацию на сторонних ресурсах, могут не беспокоиться потерять эту информацию в случае возникновения пожара или природных катаклизмов (наводнение и т.д.), т.к. все необходимые данные можно будет получить через Интернет.

Оценивая возможности новых технологий, необходимо критично посмотреть и на потенциальные риски:

● Ваши данные находятся в руках третьих лиц, поэтому, прежде чем выбирать вендора, необходимо тщательно проверить вопрос безопасности.

● Провайдеры облачных сервисов быстро появляются и так же быстро исчезают. В этом случае есть риск потерять все данные. Вы избежите его, если имеете несколько резервных копий.

● Надежное и качественное интернет-соединение. При проблемах со связью придется работать с бумажными документами (или локальными копиями).

● Увеличение расходов тоже может стать неожиданностью, если процесс перехода на облачные технологии не был детально спланирован. Необходимо учесть возможности масштабируемости системы на будущее и при этом остаться в рамках бюджета.

● Также можно столкнуться с расхождением федеральных законов хранения данных, если облачное хранилище физически находится в другой стране. Необходимо знать, в какой стране находится ваша информация.

Недоверие к облакам в первую очередь связано с вопросом безопасности. Стоит отметить, что некоторые вендоры разрешают компаниям использовать свои ключи шифрования . Также вы можете зашифровывать файлы, прежде чем передать их в облачное хранилище. Шифрование позволит обеспечить доступ к конфиденциальной информации только авторизированным пользователям. Кроме того:

● Большинство провайдеров защищают информацию посредством AES с длиной ключей 128 или 256 бит.

● Облачные провайдеры всегда делают резервное копирование данных, что обеспечивает сохранность файлов, даже если к ним не обращались в течение какого-то времени.

● Облачные хранилища хорошо охраняются и обеспечивают сохранность данных, тогда как внешний жесткий диск или USB-накопители с информацией легко могут украсть.

Почему облака?

Ответ на этот вопрос прост: самым весомым фактором перехода на облачные технологии является простота использования инфраструктуры и экономия наличных средств*.

* По данным AIIM. В опросе принимали участие 362 респондента, можно было выбрать до 3 ответов.

Гибридные облака и будущее

Многие специалисты в этой области рынка видят будущее именно за гибридными облаками, имея в виду безопасность совместного использования информации. В гибридном облаке IT-ресурсы скомбинированы: часть из них находится во внутреннем (частном) облаке организации, а другие - в публичном облаке, которое предоставляется коммерческим провайдером. Таким образом, количество ресурсов увеличивается, а внутренний контроль приложений усиливается. «Если гибридные облака получат развитие, это будет правильное решение для многих компаний. Они еще наберут обороты», -

«Облачный документооборот» - это современная технология документооборота, в которой необходимое программное обеспечение для работы с документами предоставляется пользователю как интернет-сервис. Это услуга по модели SaaS (Software as a Service) – программное обеспечение как сервис. Данный подход позволяет не покупать программный продукт, а временно использовать его при возникновении потребности, оплачивая фактическое время использования ресурса. При этом любой сотрудник компании со своего персонального компьютера (ноутбука, планшета), имея доступ в интернет, может работать с электронными документами: создавать, редактировать, согласовывать и утверждать документы в любой момент времени независимо от своего местонахождения.

Очевидны преимущества облачного документооборота, которые выражаются в первую очередь в экономии денежных средств на покупку, установку и поддержку соответствующего программного обеспечения, а также необходимой ИТ-инфраструктуры. Гибкость и масштабируемость облачного решения позволяет подключать к системе любое количество пользователей в любое время из любой точки мира – потребность, которая вызвана увеличением мобильности современного бизнеса. Использование облачного документооборота также позволяет компаниям, имеющим филиалы, дочерние компании, стандартизировать документооборот за счет использования единой версии программного обеспечения всеми структурами компании.

Нельзя исключать и недостатки облачного документооборота, которые связаны с необходимостью передачи конфиденциальной информации третьим лицам, а также с вероятностью технических сбоев, например, отключением сервиса в результате форс-мажорных обстоятельств.

Но надо отметить, что облачные технологии сейчас становятся все более востребованными.

По данным компании IDC, общий рынок облачных услуг в 2016 году достигнет 98 млрд. долл. Из них 37 млрд. долл. будет приходиться на услуги по предоставлению программного обеспечения (SaaS), 30 млрд. долл. на предоставление инфраструктурных услуг (IaaS), 10 млрд. долл. на предоставление платформы (PaaS) и 20 млрд. долл. на развитие инфраструктурного ПО.

Среднегодовой рост рынка облачных услуг в России, согласно прогнозам IDC, в периоде с 2013 года по 2017 год, будет более 40%, а объем рынка облачных услуг в России в 2015 году достигнет показателя $1,2 млрд. Исследования компании Gardner показали, что порядка 40% компаний планируют внедрять системы автоматизации бизнес-процессов, основанные на принципе SaaS. Управление документами по модели SaaS позволит компаниям сэкономить более 50% затрат на инфраструктуру и управление в сравнении с традиционным внедрением программного продукта.

По мнению специалистов, тенденция размещения СЭД в «облаках» в ближайшем будущем будет усиливаться, в особенности среди субъектов среднего и малого бизнеса.

Разработчики отраслевых решений электронного документооборота и управления документами выводят на рынок новые продукты и реализуют соответствующие проекты «облачного» характера. Интересные решения представляют компании ЭОС, Интертраст, DIRECTUM, Docsvision и др. Рассмотрим некоторые из них.

СЛОВАРЬ

SaaS (Software as a Service) - бизнес-модель продажи и использования программного обеспечения, при которой поставщик разрабатывает веб-приложение и самостоятельно управляет им, предоставляя заказчикам доступ к программному обеспечению через Интернет.

IaaS (Infrastructure as a Service) - это предоставление компьютерной инфраструктуры (как правило в форме виртуализации) как услуги на основе концепции облачных вычислений.

PaaS (Platform as a Service) - модель предоставления облачных вычислений, при которой потребитель получает доступ к использованию информационно-технологических платформ: операционных систем, систем управления базами данных, связующему программному обеспечению, средствам разработки и тестирования, размещённым у облачного провайдера.

eDocLib

Компания Электронные офисные системы предоставляет ЕСМ-систему eDocLib по модели SaaS. Партнером ЭОС в рамках этого проекта выступает компания «Инт-Информ», которая выделяет ресурсы своего сертифицированного дата-центра для размещения системы (рис. 1).

Рис. 1. Доступ к облачному сервису.

В системе eDocLib реализуются все функции классических систем электронного документооборота:

перевод бумажных документов в электронную форму (сканирование);
регистрация в системе и систематизация документов;
управление жизненным циклом электронных документов – от создания проекта документа, его согласования, утверждения, рассылки, выдачи по нему поручений и заданий и т. д. до полного исполнения и помещения в архив.

Возможности eDocLib позволяют легко настраивать личное пространство сотрудника - виртуальный рабочий стол. При входе в систему пользователь получает быстрый доступ ко всем необходимым и часто используемым ресурсам: последним документам, личным папкам, исполняемым и новым задачам, к поступившим сообщениями, избранным разделам рубрикатора, актуальным подборкам необходимых данных (рис. 2).

Рис. 2. Интерфейс системы eDocLib.

О7.ДОК

Электронные офисные системы совместно с Ростелекомом реализовали облачный сервис электронного документооборота «О7.ДОК», являющийся частью Национальной облачной платформы O7.

Сервис «O7. ДОК» предназначен для использования в организациях различной формы собственности, органах государственной власти и местного самоуправления, а также в бюджетных учреждениях. Сервис позволяет автоматизировать процессы делопроизводства и межведомственного электронного документооборота, в том числе для оказания государственных услуг. Функциональность сервиса представлена на рис. 3.

Рис. 3. Функциональность O7. ДОК

Подключившись к сервису «O7. ДОК», любая организация сможет регистрировать все электронные документы, контролировать прохождение и исполнение документов, работать с проектами и версиями документов. Также здесь поддерживаются функции администрирования и хранения документов, различные виды поиска документов, генерации отчетов, интеграции с инфраструктурой электронного правительства, использования электронной цифровой подписи для организации юридически значимого документооборота.

4EasyCM

Компания Docsvision предлагает сервис 4EasyCM – облачное решение по управлению документами и бизнес-процессами, основанное на собственной технологической платформе. Это простой облачный сервис, предназначенный для предприятий малого или среднего бизнеса. Он обеспечивает хранение файлов и документов, резервное копирование, перенос файлов и документов в рабочие папки, поиск и просмотр документов, позволяет управлять жизненным циклом документов с возможностью контроля версий и настройкой маршрута согласования (рис. 4).

Рис.4. Интерфейс системы 4EasyCM

У компании имеется еще одно облачное решение «Docsvision: Внешний документооборот», основанное на базовой системе электронного документооборота компании Docsvision 5 и интегрированное с системой Диадок.

Диадок

Диадок - это облачный сервис, предоставляемый компанией СКБ Контур. Он позволяет организациям обмениваться любыми внешними и внутренними документами (договоры, акты и т.д.), подписанными электронной подписью, со своими клиентами, поставщиками, партнерами, удаленными подразделениями (рис. 5).

Рис. 5. Основная страница системы Диадок

Диадок обеспечивает полный набор возможностей, необходимых для полноценной работы с электронными документами в организации. Со своей стороны модуль «Docsvision: Внешний документооборот» обеспечивает встраивание функций обмена документами с контрагентами для любых процессов, поддерживаемых корпоративной СЭД:

договорной процесс, процесс обмена корреспонденцией, процесс заказов на поставки, согласование разнообразных документов с контрагентами и пр.

Документы сопровождают бизнес-процессы компаний, участниками которых могут быть не только свои сотрудники, но также и другие компании, поэтому вопросы обмена юридически значимыми документами, оперативное взаимодействие участников бизнес процессов для согласования различных вопросов и прочих коммуникаций сегодня очень актуальны. Предлагаемые облачные решения в этой сфере достаточно разнообразны.

Битрикс24

Компания «1С-Битрикс» запустила облачный сервис для совместной работы «Битрикс24», в основе которого лежит концепция социального интранета. Сервис «Битрикс24» размещен в нескольких дата-центрах в облаке Amazon.

«Битрикс24» объединяет привычные рабочие инструменты управления задачами, документами, рабочим временем с хорошо известными социальными сервисами (рис. 6).

Рис. 6. Интерфейс сервиса Битрикс24

В «живой ленте» можно быстро создать сообщение одному или нескольким сотрудникам и прикрепить к сообщению документ, перетащив его в область загрузки с компьютера или из библиотеки на портале (рис. 7).

Рис. 6. Создание сообщения в системе «Битрикс24»

Сервис позволяет работать с документами на портале в любых условиях, даже при отсутствии интернета. В момент подключения к интернету документы на портале и на рабочем устройстве синхронизируются.

На портале у каждого сотрудника есть папка «Файлы», в которой можно создать каталоги данных с любой иерархией хранения объектов. При публикации новых материалов сразу производится их индексация, с помощью которой осуществляется мгновенный поиск необходимых документов. История изменений сохраняется, поэтому всегда можно восстановить предыдущую версию документа.

При отсутствии на компьютере программного обеспечения, необходимого для работы с документами, например, офисного пакета, можно воспользоваться технологией Google Docs. Эта технология позволяет открыть, просмотреть и отредактировать непосредственно на сайте любые файлы популярных форматов.

Многие вендоры уже имеют облачные решения для своих продуктов. Компания «Ай-Теко» предлагает бизнесу «облачные» сервисы на базе технологий ведущих мировых вендоров, основанные на базе собственного дата-центра «ТрастИнфо». В магазине облачных сервисов компании i-Oblako есть достаточно большой набор облачных сервисов, в том числе и для автоматизации документооборота.

DIRECTUM

Компания DIRECTUM предлагает облачный вариант развертывания системы DIRECTUM в инфраструктуре облачных IaaS-провайдеров и готова поставлять лицензии по модели SaaS.

При этом организация-заказчик может приобрести систему DIRECTUM по классическим схемам лицензирования, а затем разместить сервер системы на серверах провайдера или в частном облаке. Доступ к системе будет осуществляться через веб-браузер и в терминальном режиме. Система обеспечивает веб-доступ из любого браузера и практически с любого устройства, включая мобильные телефоны и планшеты. Если на сервере облачного провайдера размещается клиентская часть системы (desktop-приложения), то доступ к DIRECTUM также возможен по технологии терминального доступа. В этом случае пользователь получает возможность полноценной работы с функционалом системы DIRECTUM, включая все прикладные модули.

Для знакомства пользователей с возможностями системы компания развернула в инфраструктуре провайдера облачных вычислений демо-стенд DIRECTUM, который соответствует модели SaaS. Демо-стенд содержит все функциональные модули системы и предоставляет возможность работы с демонстрационной версией DIRECTUM через веб-доступ и в терминальном режиме (рис. 8).

Рис. 8. Система DIRECTUM

Чтобы привлечь внимание компаний малого и среднего бизнеса к облачным решениям компанией DIRECTUM был проведен эксперимент по размещению своей системы на облачной инфраструктуре, предоставленной компанией ActiveCloud. Целью эксперимента было выявление максимального числа пользователей, которые смогут комфортно работать через толстый клиент с системой DIRECTUM, находящейся на недорогом облачном сервере.

CompanyMedia

Компания ИнтерТраст, разрабатывая новую версию системы CompanyMedia, учитывала требования к современным СЭД, выдвигаемых государством и бизнесом, которые отразились в ряде архитектурных изменений. Была произведена социализация контента, разработан модуль интеграции с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО), заложена возможность развертывания системы в облаке (рис. 9).

Рис. 9. Облачная модель СЭД

Надо отметить интересный подход компании к разработке системы. Компания пригласила всех заинтересованных лиц обсудить в открытом диалоге ключевые аспекты создания современной СЭД:

вопросы выбора архитектуры, масштабируемости, дизайна пользовательского интерфейса, юзабилити, защиту информации и другие вопросы. К разработке WEB-интерфейса была привлечена студия Артемия Лебедева (рис. 10).

Рис. 10. Интерфейс CompanyMedia

Особенности интерфейса CompanyMedia 4 - это независимость от платформы и браузера, настраиваемость в зависимости от роли пользователя в системе и система кейс-менеджмента. В системе поддерживается несколько мобильных клиентов, работа на персональном компьютере, ноутбуке, смартфоне (BlackBerry) и планшете (iPad) (рис. 11).

Рис. 11. Рабочее место руководителя

EMC Documentum 7.0

Корпорация EMC предлагает новую версию платформы EMC Documentum 7.0, оптимизированную для развертывания в облачной структуре. Оптимизация основана на использовании новой технологии xCelerated Management System, разработанной совместно с компанией VMware, и позволяющей достаточно быстро, буквально за несколько часов, развернуть Documentum 7.0 в частном облаке на базе технологий VMware .

Кроме этого, у ЕМС есть своя облачная среда EMC OnDemand. Это публичное облако, которое предоставляет пользователям возможность работать с приложениями, установленными в центре обработки данных корпорации EMC. Для использования доступны следующие решения компании: решение для ввода и обработки данных с бумажных носителей EMC Captiva 7.0, решение для автоматизации документооборота Documentum 7.0, решение для создания и распространения документов EMC Documentum Sciences.

Компания постоянно совершенствует свой портфель приложений. Недавно на рынок было выпущено решение EMC Documentum EMA (Enterprise Migration Appliance), предназначенное для поддержки проектов миграции корпоративных СЭД/ЕСМ на платформу EMC Documentum 7.0.

Е1 Евфрат

Облачная версия «Е1 Евфрат» компании Cognitive Technologies позволяет организовать электронный документооборот, размещая настроенную серверную компоненту системы вместе с документами на сервере, расположенном в собственном защищенном дата-центре компании. Функционал SaaS-решения «Е1 Евфрат» позволяет:

хранить большие массивы структурированных документов;
управлять папками и документами;
работать с различными версиями документов, сохраняя всю историю изменений;
разрабатывать и работать с шаблонами документов;
просматривать документы внутри системы с помощью внутренних средств;
согласовывать и утверждать документы в системе;
осуществлять эффективный поиск документов;
осуществлять доступ к системе с различных стационарных и мобильных устройств.

Компания обеспечивает информационную безопасность SaaS-версии системы «Е1 Евфрат». Для этого в июне 2012 года была внедрена новейшая система безопасности для серверов дата-центра компании, обеспечивающая четвертый уровень надежности серверов Е1.

Специалисты в области электронного документооборота считают, что на современном этапе использование СЭД/ЕСМ по модели SaaS может удовлетворить только небольшие компании, которым для организации документооборота достаточно простых бесплатных сервисов. Для средних же и крупных организаций на первый план выходят вопросы безопасности, и модель SaaS пока воспринимается ими как неоправданный риск. Но несмотря на это у облачных СЭД большое будущее, которое строится на преимуществах модели: простота внедрения, уменьшение затрат на приобретение и эксплуатацию системы, передача функций обслуживания системы, возможность работать с СЭД из любой операционной системы и из любого места.

Словарь:

Национальная облачная платформа - это комплекс интегрированных информационных систем, предназначенный для предоставления органам исполнительной власти различного уровня, органам местного самоуправления, коммерческим организациям и физическим лицам услуг по модели облачных вычислений.

Терминальный режим работы - организация сетевой работы информационной системы посредством размещения всех пользовательских приложений и данных на центральном сервере (серверах), доступ к которым осуществляется с машин-терминалов, изготовленных в упрощенном исполнении и, как следствие, с низкой стоимостью, занимающих минимум места, бесшумных и практически не требующих обслуживания.

Т.В. Алексеева, доцент, Московский финансово-промышленный университет «Синергия»