Upravljanje dokumentima u oblaku. Šta privlači kupce u oblake

Kancelarijski rad i cirkulacija dokumenata važni su pomoćni postupci sistema upravljanja preduzećem, koji zapravo čine strukturu njegovih procesa upravljanja, koji direktno utiču na rad organizacije u celini. Međutim, implementacija potpunog elektronskog sistema za upravljanje dokumentima zahteva namenske servere, odgovarajuću infrastrukturu i osoblje, što može biti skupo za kompanije. Servisni model i oblaci mogu značajno proširiti ciljnu publiku sistema za elektronsko upravljanje dokumentima. Većina proizvođača elektronskih sistema za upravljanje dokumentima (EDMS) fokusirana je na kompanije i organizacije sa izraženom teritorijalnom distribucijom i prilično velikim brojem poslova. Upravo tim kompanijama je prijeko potrebna optimizacija toka dokumenata i organizacija elektronske interakcije. Međutim, nema svaka kompanija dovoljno sredstava da plati „ulaznicu“ u proces implementacije EDMS-a. Pružanje usluga upravljanja dokumentima po modelu SaaS (Softver kao usluga) sasvim je prihvatljivo za organizacije bilo koje veličine i profila s različitim zahtjevima za zaštitu informacija.

EDMS funkcionalnost

Prema funkcionalnosti, EDMS se može podijeliti na (Sl. 1): klasična rješenja za automatizaciju toka posla koja su tražena uglavnom od strane državnih kupaca - funkcionalnost i interfejsi su ovdje odavno definirani; sistemi upravljanja dokumentacijom (industrijski, regulatorni, administrativni); alati za grupni rad s dokumentima; standardni sistemi upravljanja procesima (automatizacija toka rada); proizvoljnim sistemima upravljanja procesima.

Cloud EDMS arhitektura

Svaki savremeni EDMS, bez obzira na to na kom konceptu se zasniva prodajna metodologija i koje procese automatizuje (kancelarijski rad, upravljanje dokumentima, informaciona podrška za modele upravljanja), izgrađen je na bazi troslojne arhitekture (Sl. 2). U osnovi je DBMS i po potrebi sistem kriptografske zaštite. Drugi i treći nivo zauzimaju sistemski i aplikativni servisi, kao i aplikacijski server. Postoji i četvrti nivo, koji uključuje rješenja interfejsa koja vam omogućavaju da kreirate najfunkcionalniji interfejs za određeni uređaj (desktop PC, tablet računar, mobilni telefon itd.).

Zasnovan je na industrijskom DBMS-u iz Microsofta, IBM-a ili Oraclea. Njegovi zadaci uključuju sigurno skladištenje elektronske dokumentacije, organizaciju pristupa njoj, uključujući i hijerarhijski (IBM Lotus Domino/Notes). Pored DBMS-a, niži nivo klasične troslojne EDMS arhitekture može uključivati informacionu i transportnu infrastrukturu, kao i sistem bezbednosti informacija sa podrškom za kriptografske procedure i elektronske potpise.
U cloud sistemu, skladištenje podataka može se odvijati kako u jednoj, namenskoj memoriji, tako i distribuirati, na primer, na mestu gde se dokumenti unose u sistem, što može biti posebno važno u automatizaciji toka dokumenata u oblaku. organizacija sa velikim brojem ureda smještenih u različitim regijama.

Kao osnova za savremeni EDMS mogu se koristiti specifična dokumentno orijentisana rješenja za upravljanje korporativnim sadržajem. Značajan udio u ovom dijelu tržišta zauzima Lotus platforma. Ako prethodno razmatrani DBMS predstavljaju relacijski pristup upravljanju bazom podataka, a same informacije su predstavljene u obliku pravokutnih tablica, tada se podaci u Lotus Dominu pohranjuju hijerarhijski, odnosno u strukturi sličnoj uobičajenom skladištenju dokumenata u organizacija. Ovakav pristup značajno unapređuje procedure upravljanja dokumentacijom, što je omogućilo da ova tehnologija zauzme istaknuto mjesto na savremenom tržištu EDMS rješenja.

Malo dalje u ovoj grupi je Microsoftovo rešenje, dizajnirano više za upravljanje korporativnim sadržajem - SharePoint. Kao ECM platforma, SharePoint pronalazi mnoge obožavatelje, posebno u srednjim preduzećima, budući da se sistemi izgrađeni na njenoj osnovi mogu lako skalirati i po obimu i po funkcionalnosti u zavisnosti od trenutnih potreba poslovanja, međutim, pristupi bazirani na SharePointu još uvijek praktično nisu implementiran u obliku EDMS-a zasnovanog na oblaku.

Mnogi domaći EDMS programeri, koji posebno blisko komuniciraju sa dobavljačima, imaju nekoliko industrijskih rješenja u isto vrijeme, kreiranih i kao dio zajedničke troslojne arhitekture i kao dodatak okruženju orijentiranom na dokumente koje vam omogućava učinkovito upravljanje sami dokumentirajte podatke.

Drugi i treći nivo troslojne arhitekture implementiraju aplikacijski server i razne sistemske usluge, čije resurse koriste aplikativni moduli EDMS-a – softverskog paketa koji obezbeđuje osnovnu funkcionalnost EDMS-a. Na primjer, u postupku obrade dolazne korespondencije, takav univerzalni kompleks pruža sistemu sljedeću funkcionalnost: numeriranje dokumenata; skladištenje sadržaja dokumenta (slika, tekst); automatizacija standardnih procedura (koordinacija, odobrenje ili potpisivanje).

Naravno, postoji mnogo više zadataka koje rješava aplikacijski server, ali ih treba razmatrati isključivo u kontekstu funkcionalnosti koju pružaju.

EDMS u "cloud" verziji se suštinski ne razlikuje. Dakle, za ovu kategoriju potrošača nisu bitni arhitektonski aspekti rješenja, kao ni aspekti upravljanja licencama.
Poseban u arhitekturi koju smo razmatrali je četvrti nivo, a to je nivo korisničkih interfejsa (UI) dizajniranih da organizuju praktičnu i punopravnu interakciju krajnjeg korisnika sa EDMS-om kao takvim, kao i perifernom opremom koja pored toga prema EDMS-u, dio je kompleksa radnog mjesta korisnika (skener, štampač, skener bar kodova, itd.).

Sloj korisničkog interfejsa mogu se kategorizirati prema tipovima korištenih interfejsa:

. "Debeli" klijent. Najstariji EDMS, koji, međutim, pruža potpunu interakciju korisnika sa EDMS-om. Obično se predstavlja kao softverski modul instaliran direktno na korisničkoj stanici, što ukazuje na njegove glavne nedostatke: troškove implementacije i daljeg rada. Debeli klijenti zavise od tipa operativnog sistema aplikacije. Ovaj pristup se smatra prilično zastarjelim, a rješenja zasnovana na njemu za EDMS u oblaku se ne koriste.
. Tanki klijent. Moderan EDMS koji komunicira sa korisnikom preko web interfejsa koristeći internet pretraživač. Štaviše, ova interakcija se može organizirati kako unutar lokalne mreže organizacije, tako i putem vpn-a i interneta. Stoga je očigledna jednostavnost implementacije i održavanja. Funkcionalnost ovakvog sistema može se ažurirati bez masovnog preuređivanja klijentskih aplikacija, što takođe značajno smanjuje troškove. U modernom „cloud“ EDMS-u ovaj tip interfejsa, koji ne zavisi od platforme radnog mesta, je glavni.
. Mobilni klijent dizajniran za rad na modernim mobilnim poslovnim platformama: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android i MS Windows Phone. Samo rješenja zasnovana na iOS-u i BlackBerry OS-u pružaju adekvatan nivo sigurnosti prilikom prijenosa podataka na i sa vašeg telefona.

Moderni sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima nastavljaju da se razvijaju, osvajajući nove sektore tržišta i pružajući usluge u okviru novih poslovnih modela, od kojih je glavni SaaS.
Veliki broj arhitektonskih aspekata isti je i za klasični i za EDMS baziran na oblaku. Međutim, rješenja u oblaku u oblasti upravljanja dokumentima imaju i mnoge razlike od konvencionalnih korporativnih informacionih sistema, što praktično isključuje mogućnost redizajniranja klasičnog EDMS rješenja u cloud, što u ovom trenutku objašnjava izrazito slabu zastupljenost cloud rješenja u sektor sistema elektronskog upravljanja dokumentima na domaćem tržištu. Prošle godine su najmanje tri takva sistema zvanično puštena u komercijalnu upotrebu, a 2012. programeri obećavaju najmanje pet rješenja u oblaku zasnovanih na dokumentima. Nova rješenja treba da donesu i tehničke i pravne nove pristupe mogućnostima licenciranja i naplate, kao i da obezbede međusobnu povezanost sa rješenjima vladinih portala, sistemima međuresorne elektronske interakcije (SMEV) i međuresornim elektronskim upravljanjem dokumentima (MEDO).

Problemi pri izboru

Ako se za kompaniju zadatak odabira toka rada u oblaku poklopi sa prvom automatizacijom toka posla općenito, odnosno, kompanija se suočava s izborom „da li implementirati klasični EDMS ili se samo povezati na postojeće cloud rješenje“, finansijska korist od „opcija u oblaku“ je jasno uočljiva. Ali pitanje povjerenja u dobavljača rješenja u oblaku može biti prilično akutno. I ovdje je potrebno odgovoriti na niz pitanja: da li će provajder osigurati stvarnu, a ne deklarisanu povjerljivost dokumenata pohranjenih u sistemu, da li će pravovremeno praviti rezervne kopije podataka itd.
Jedan od ključnih dokumenata koji definira pravni odnos između provajdera i klijenta je SLA (Service Level Agreement). SLA ugovor, za razliku od redovnog ugovora o uslugama, podrazumijeva ne samo i ne toliko spisak poslova koje obavlja provajder, već definiše sve EDMS usluge u oblaku koje će biti pružene klijentu tokom trajanja ugovora, kao i rokovi u kojima će ove usluge biti pružene u odgovarajućem obimu i kvalitetu. Ugovorom su jasno definisani svi rokovi za rešavanje nastalih incidenata i problema, definisane su disciplinske mere za provajdera u slučaju neispunjenja ili neispunjenja obaveza.

Cloud SED ili ne?

Unatoč činjenici da SaaS pristup dobro funkcionira u mnogim situacijama, te da postoji veliki broj argumenata „za“, implementacija „cloud“ EDMS-a u kompaniji i dalje nailazi na otpor. Koji kriterijumi mogu da sugerišu kako da se automatizuje radni tok?

Kriterijum 1. Brzo povećanje obima toka posla.
Za malu ili srednju kompaniju takav znak je prvi signal da je vrijeme da se razmisli o automatizaciji ove grupe procesa. Brzi porast obima sadržaja kako unutar preduzeća, tako i između kompanija iziskivao je uvođenje efikasnih sistema i tehnologija za upravljanje dokumentima. Web usluge omogućavaju mnogim kompanijama da brzo automatizuju upravljanje sadržajem, uz prednosti kao što su značajno niži troškovi nabavke i lakša administracija IT sistema. Provajder je odgovoran za upravljanje infrastrukturom i održavanje usluga, korisnik ne mora ništa kupovati, održavati ili upravljati.
Vjeruje se da u većini slučajeva velika poduzeća mogu potencijalno uštedjeti više od 50% troškova infrastrukture i upravljanja u poređenju sa tradicionalnom implementacijom softverskih proizvoda odabirom SaaS modela za upravljanje dokumentima. Za male kompanije, automatizacija toka rada kroz „oblačni“ EDMS će biti još jeftinija, jer. relativni troškovi infrastrukture, kao i troškovi administracije, značajno su smanjeni.

Kriterijum 2. Da li je kompaniji potrebna jedna aplikacija ili sistem od više međusobno povezanih modula?
Nekim kompanijama je potrebno više funkcija kao što je mogućnost primanja i slanja pošte iz aplikacije; prepoznavanje teksta za pretvaranje faksova i skeniranih dokumenata u tekstualne dokumente, druge funkcije za bolju organizaciju sadržaja. Takve bitne sitnice su mnogo jeftinije i kvalitetnije može implementirati samo provajder.

Kriterij 3. Koja je potrebna brzina implementacije?
Tradicionalno, faza nabavke standardnog softvera, koja uključuje tender, izradu tehničkih specifikacija, testiranje i pregovore, može trajati mjesec dana, nakon čega se dospijevaju radovi, što je u prosječnoj organizaciji sa 50-100 radnih mjesta u EDMS-u drugo par meseci. Prilikom odabira EDMS-a zasnovanog na oblaku, korisnik će vidjeti da je aplikacija u funkciji već tokom perioda probnog rada, a povrat ulaganja će doći mnogo ranije.

Kriterijum 4. Da li postoje pogodni alati za migraciju podataka u cloud sistem iz EDMS-a koji je već u funkciji u preduzeću. Koja je vjerovatnoća da će neki ili svi podaci biti oštećeni ili izgubljeni? Zauzvrat, već morate procijeniti rizike koji nastaju i tokom migracije i tokom rada sistema za upravljanje dokumentima na platformi u oblaku.

Kriterijum 5. Da li imate ograničen budžet projekta? Uvođenjem "cloud" EDMS-a, start-up troškovi su značajno smanjeni i srazmjerni su troškovima rada. Želite li smanjiti svoje početne troškove?
Nabavka generičkog softvera često podrazumijeva visoke troškove licenciranja. Stručna procjena troškova tipičnog softverskog paketa je približno 15% troškova posjedovanja i rada ove aplikacije u trajanju od 5 godina. Uz rješenje u oblaku, trošak vlasništva se može posmatrati kao mala mjesečna naknada, a ne kao ogromna kapitalna investicija.

Kriterijum 6. Da li vam je potreban ECM sistem koji se stalno poboljšava?
Ako se glavna djelatnost kompanije ubrzano razvija, onda korištenje modificiranog "oblačnog" EDMS-a može značajno smanjiti troškove kompanije za upravljanje softverom: promjene u takvom sistemu se događaju odjednom za sve, dok je instaliranje dodatnog softvera isključeno. Kao rezultat toga, provajder rješenja vrši ažuriranja na serveru, koja su trenutno dostupna putem Web pristupa, tako da je nadogradnja verzije transparentna za operatera i ne zahtijeva dodatno plaćanje.

Kriterijum 7. Možete li procijeniti rizike koji će nastati kada provajder informacionog sistema napusti tržište? Na mnogo načina, odgovor na ovo pitanje su tehnička rješenja koja vam omogućavaju migraciju podataka i iz samog oblaka i iz sigurnosnih kopija. S druge strane, vjerovatnoća diskreditacije dokumenata koja se javlja prilikom promjene provajdera sistema iz prvenstveno političkih razloga za takve radnje može se minimizirati korištenjem kriptografskih sredstava zaštite informacija odgovarajuće jačine.

Kriterijum 8. Možete li upravljati svojim poslovanjem po Pareto principu, kada glavne karakteristike proizvoda mogu riješiti maksimum zadataka koji su mu dodijeljeni? Ako da, onda je implementacija zasnovana na EDMS-u u oblaku pogodna za dotičnu organizaciju, ali ako je funkcionalnost fragmentiranija, a postoje zadaci koji se uz njegovu pomoć nikako ne mogu riješiti, onda je implementacija ciljeva zasnovana na na izabranom “oblaku” EDMS je najvjerovatnije sumnjiv i potrebna je dodatna analiza kako bi se donijela menadžerska odluka za automatizaciju toka posla na ovaj način. To je zato što većina dobro dizajniranih cloud sistema nudi veliku funkcionalnost. Međutim, neke specijalizirane funkcije se ne mogu pružiti. Stoga se mnoge kompanije boje da će izgubiti fleksibilnost. Ali uz efikasniju upotrebu, dozvoljeno je rješenje u kojem će EDMS pružati samo standardnu funkcionalnost. Ostale funkcionalnosti koje zahtijeva kompanija mogu se dodatno implementirati.

transkript

2 REDOVANJE DOKUMENTA I PROCESA Za koordinaciju i zajedničko uređivanje dokumenata u kompanijama često se koristi poznata pošta i razne online usluge. Iza prividne pogodnosti ovakvih alata kriju se problemi traženja informacija i kršenja njihove povjerljivosti, raštrkanog skladištenja dokumenata i gomilanja velikog broja duplikata. Sistemi za upravljanje sadržajem preduzeća kao što je DirectumRX pomoći će da se prevaziđe "informacioni haos" i poboljša efikasnost i efektivnost rada. DirectumRX podiže procese srednjih kompanija na novi nivo: ubrzava radni tok; osigurava transparentnost interakcije između zaposlenih; povećava kontrolu izvođačke discipline; pojednostavljuje kancelarijski rad, rad sa ugovorima i računima; omogućava vam da uspostavite razmjenu elektronskih dokumenata sa drugim ugovornim stranama; omogućava efikasno upravljanje projektima. DirectumRX garantuje red u dokumentima i procesima.

3 Srednja preduzeća zahtevaju potpune ECM mogućnosti za automatizaciju toka posla, ali veliki sistemi preduzeća su često suvišni i preskupi za njih. Osim toga, izgradnja vlastite IT infrastrukture zahtijeva značajne vremenske resurse, što može poslužiti kao prepreka razvoju osnovnih aktivnosti organizacije. Virtuelna snaga iz „oblaka“, za razliku od kupovine hardvera i softvera, omogućava brz rezultat bez ikakvih kapitalnih ulaganja i angažovanja IT osoblja. Ali vrijedi zapamtiti da nemaju sve usluge u oblaku dovoljnu funkcionalnost za upravljanje dokumentima i mogu se prilagoditi pojedinačnim poslovnim procesima kompanije. Konstantin Istomin, izvršni direktor DIRECTUM-a: SaaS model je veoma pogodan za automatizaciju toka posla, kada je klijentu potrebno gotovo rešenje sa bogatim karakteristikama uz minimalne početne troškove. Imajući na umu ove zahtjeve, kreirali smo DirectumRX. DirectumRX ECM-sistem koji kombinuje funkcionalnost za rešavanje problema srednjeg poslovanja i jednostavnost korišćenja u SaaS formatu "softver kao usluga". DirectumRX ideja je bazirana na Rich Cloud System pristupu RJEŠENJU ZA SREDNJE KOMPANIJE

4 RICH CLOUD SISTEM Kao dio koncepta Rich Cloud System, DirectumRX ECM sistem kombinuje najbolje karakteristike cloud (SaaS) i lokalnih (on-premise) rješenja. Minimalni početni troškovi za implementaciju i održavanje SaaS pristupa u bilo koje vrijeme s bilo kojeg mjesta SaaS Brzi početak SaaS Rich Cloud System On-premise On-premise On-premise Isprobajte demo na rx.directum.ru Bogata funkcionalnost ECM sistema Intuitivno korisničko sučelje Mogućnosti prilagođavanja poslovanju procesi

5 Sve to omogućava rješavanje problema srednjih preduzeća bez otežavanja sistema. PREDNOSTI Funkcionalnost i fleksibilnost Moćna rješenja za automatizaciju ključnih poslovnih zadataka dostupna su odmah iz kutije: upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, ugovori i fakture, kancelarijski rad, sastanci i projekti. I možete prilagoditi njihove funkcije tako da odgovaraju vašim poslovnim procesima. Lako i praktično sučelje Rad je sličan Windows Exploreru i Microsoft Outlooku. Vizuelni omoti i grafički prikaz podataka ubrzavaju rad. Sistem analizira radnje zaposlenih i predlaže potrebne funkcije, fleksibilno izračunava rokove za izvršenje zadataka za end-to-end poslovne procese. Distribuirani i mobilni rad Podržani su jedinstveni propisi, šabloni dokumenata, pravila povjerljivosti kada se radi sa geografski udaljenim odjelima, uzimajući u obzir razliku u vremenskim zonama. Svi zaposleni imaju pristup mobilnim aplikacijama sa mogućnošću rada i online i offline. Razmjena elektronskih dokumenata sa izvođačima Više ne morate razmišljati o tome šta u prvom redu automatizovati: interni ili eksterni tok dokumenata. Sistem ima ugrađene mogućnosti za razmjenu dokumenata sa drugim stranama putem servisa kao što je Synerdocs. Roaming je podržan kod ključnih operatera razmjene. Prednosti DirectumRX-a su implementirane u funkcionalnost sistema

6 ZADAĆA KOJI SE RIJEŠE Upravljanje dokumentima: objedinjena korporativna arhiva dokumenata jednostavno strujanje šablona za skeniranje sa auto-zamjenom prava pristupa podacima i elektronskim potpisom verzija dokumenta i radne povijesti povezivanje dokumenata po predmetima zgodno i brzo pretraživanje Poslovni procesi i interakcija zaposlenika: lako postavljanje zadataka kontrola izvršne discipline end-to-end korespondencija po grupama rada usklađenost sa odobrenjem pravilnika upravljanje sastancima Unaprijeđen kancelarijski rad: registracija ulaznih, odlaznih i internih dokumenata praćenje lokacije dokumenata izdavanje rješenja i izdavanje uputstava praćenje provođenja odluka napravljeno

7 Sveobuhvatno upravljanje ugovorima i fakturama za plaćanje: šabloni za ugovore i aplikacije propisi za odobravanje i plaćanja Jedinstveni registri i kontrola obaveza obračuna dostupnosti originalnih dokumenata ZADACI KOJI SE REŠE Razmena elektronskih dokumenata sa ugovornim stranama: brzo povezivanje sa servisima razmene lako slanje poziva za razmjenu ugovornim stranama slanje, obrada i kontrola vraćanja dokumenata u jednom interfejsu Efikasno upravljanje projektima u svim fazama: jedinstveni registar projekata preduzeća šabloni projektne dokumentacije automatska dodjela prava pristupa koordinacija i odobravanje dokumenata prema propisima I to je jeftin

8 POVOLJNE CIJENE Odaberite potreban broj korisnika i period povezivanja (mjesec, kvartal ili godina). RX10 RX25 RX50 RX75 RX100 Broj korisnika 10 zaposlenih 25 saradnika 50 saradnika 75 saradnika 100 zaposlenih Raspoloživa količina podataka 20 GB 50 GB 100 GB 150 GB 200 GB Osnovna tarifna cijena* 3340 r r r r. Upravljanje dokumentima Poslovni procesi i sastanci Kancelarijski rad Ugovori i fakture Razmjena sa izvođačima Jazz mobilna aplikacija Solo mobilna aplikacija r r r r r r. Projekti r r r r. Integracija sa 1C p p p p p p. Pune informacije o tarifnim planovima na stranici rx.directum.ru * Kada ste povezani na DirectumRX 1 mjesec.

9 Povezivanje sa sistemom je samo početak. Sljedeći korak je postavljanje procesa, propisa, obuke i korisničke podrške. Opcije za postavljanje poslovnih procesa i implementaciju sistema PODRŠKA KLIJENAMA Samostalna implementacija: samo obučavanje tima korisnika za rad u sistemu, samostalno implementiranje projekta. Podrška implementaciji: timska obuka i online konsultacije o organizaciji rada i početnom postavljanju sistema. Po potrebi odlazak stručnjaka. Implementacija po sistemu ključ u ruke: potpuno upravljanje projektom od strane naših stručnjaka. Garantujemo postizanje ciljeva implementacije, kao i rezultate navedenih indikatora učinka. Obuka za kurs sistem administratora (24 sata, 3 radna dana): uključuje proučavanje funkcija administracije DirectumRX aplikacije i praksu samokonfigurisanja procesa u sistemu. Seminar za korisnike (3 sata): fokusiran na rješavanje primijenjenih poslovnih problema od strane zaposlenih u radu sa dokumentima i njihovom koordinaciji. Metodološka podrška i održavanje u upravljanju projektima i izgradnji novih poslovnih procesa; dodatno podešavanje sistema od strane naših stručnjaka; tehnička podrška. A takođe je sigurno

10 GARANCIJA Postoje mnogi mitovi o pouzdanosti cloud tehnologija. Razlog je nedostatak svijesti korisnika i velika količina lažnih informacija. Veliku pažnju posvećujemo sigurnosnom aspektu rada u oblaku. DirectumRX garantuje*: Vaša privatnost. Razvili smo niz organizacionih, administrativnih i tehničkih mjera s ciljem osiguranja sigurnosti vaših podataka. Dostupnost od 99% vremena pružanja usluge, ostvarena zbog konstantno visokog kvaliteta usluge. Sigurnost vaših podataka. Sigurnosno kopiranje i praćenje stanja se obavlja 24/7, što osigurava da se problemi identificiraju i riješe u najkraćem mogućem roku. * Sve garancije i obaveze za pružanje DirectumRX usluga su fiksirane u SLA (Service Level Agreement; ugovor o nivou usluge). Naši klijenti to cijene

11 Najveći avio terminal na severozapadu Rusije, koji nudi čitav niz usluga na tržištu transporta tereta RECENZIJE KLIJENATA Automatizacija kancelarijskog rada i procesa upravljanja ugovorima omogućila nam je da efikasnost kompanije podignemo na novi nivo. DirectumRX u potpunosti ispunjava naše zahtjeve kako u pogledu tehničkih karakteristika tako iu pogledu korisničkog iskustva. Igor Rogozin Voditelj Odjela za informatičku tehnologiju Sistem online rezervacije i prodaje karata za kulturne i sportske događaje DIRECTUM nudi brzu implementaciju, a postavljanje poslovnih procesa je jednostavno, stručnjaci DIRECTUM-a su uvijek u kontaktu i spremni pomoći. Evgenia Popova Šef Upravnog odjela

12 Lako upravljajte dokumentima i procesima DirectumRX je sistem za elektronsko upravljanje dokumentima zasnovan na oblaku za automatizaciju srednjih preduzeća i pojedinačnih odeljenja velikih kompanija sa korisničkom vezom. Želite li znati više? Posjetite našu web stranicu rx.directum.ru i pristupite demo štandu Izhevsk +7 (3412) Moskva +7 (499)

Cloud workflow REDOSLIJED U DOKUMENTIMA I PROCESIMA Za koordinaciju i zajedničko uređivanje dokumenata u kompanijama često se koristi poznata pošta i razne online usluge. Iza prividnog

Tok posla u oblaku: troškovi, koristi, efekat Naši stručnjaci Vasilij Babicev Direktor marketinga Dmitrij Petrov Šef DIRECTUM-a za rad sa srednjim preduzećima Big Data ACM u Rusiji

Lean i ECM: Lean pristup efikasnosti u krizi Vasilij Babicev Direktor marketinga Ekonomija Ruski berzanski indeks Indeks američkog tržišta Kultura odnosa Informativni

1C:Document Management CORP za Ukrajinu 2.0 novi nivo upravljanja poslovnim procesima Centar za implementaciju ABBYY Ukrajina Pilipchuk Anastasia 1C:Document Management CORP za Ukrajinu - moderan ECM sistem (Enterprise

Upravljanje dokumentima i arhivom Automatizacija poslovnih procesa Integracija aplikacija IF U ORGANIZACIJI Rad sa papirnim dokumentima je arhaičan, elektronski

RAD MENADŽERA U LANDOCS-u www.landocs.ru www.lanit.ru ZAŠTO MENADŽER RADI U EDMS-u Uključivanje menadžera u posao je značajno povećanje efikasnosti EDMS-a u organizaciji! Stopa prihvatanja

Za srednja i velika preduzeća HAULMONT je međunarodni programer automatizovanih sistema upravljanja preduzećima (Rusija, Velika Britanija, Francuska, SAD). razvojni centar:

KARAKTERISTIKE SERVIS DESK INFRAMANAGER Service Desk InfraManager je dizajniran da automatizuje puni ciklus korisničkih usluga na svim linijama podrške. korisnički servis (Service Desk)

Microsoft Office 365 od Beeline Business Office 365 = Svi alati za poslovanje Office 365 je pogodan za preduzeća bilo koje veličine Mogućnost kupovine paketnih ponuda i pojedinačnih usluga Operativno

EDMS 3 u minimalnoj isporuci podrazumijeva isporuku 50 x licenci i 1 licence za streaming sistem skeniranja. Ove cijene su podložne promjenama u 2016. u zavisnosti od preovlađujućih ekonomskih uslova.

DocSpace SISTEM UPRAVLJANJA DOKUMENTIMA I TOKOM RADA Karakteristike i prednosti Cilj sistema DocSpace

Lement Pro www.lement.pro [email protected] 8 800 500-12-76 +7 495 545-48-40 Sistem upravljanja poslovanjem...i bilo koji drugi element vašeg poslovanja u Lement Pro! do 30% radnog vremena provode svi menadžeri

2 “Mogućnost podjele korisnika na profile na osnovu njihovih IT potreba i primjene različitih šema licenciranja na njih” “Pojednostavite licenciranje lokalnog softvera i usluga u oblaku”

Rješenje bazirano na Alfresco platformi SX-Government Soft Xpansion International ECM sistem: Upravljanje sadržajem i procesima Centar za administrativne usluge Automatizacija HR procedura Žalbe

MINISTARSTVO PROSVETE I NAUKE RUSKE FEDERACIJE FEDERALNA AGENCIJA ZA OBRAZOVANJE TOMSKI DRŽAVNI UNIVERZITET ARHIVSKI ODELJENJE OBLASTI TOMSKA DOKUMENT U SISTEMU DRUŠTVENIH KOMUNIKACIJA

Elektronsko upravljanje dokumentima i sistem upravljanja poslovnim procesima Docsvision Platform 5 cjenovnik Korisnički priručnik (PDF, 11,3 Mb) Administratorski priručnik (PDF, 3,76 Mb) Priručnik za konfiguraciju

1 "1C:Enterprise 8. Workflow CORP za Ukrajinu" Skladištenje dokumenata i datoteka Zajedničko uređivanje Kontrola verzija Praćenje vremena "1C:Enterprise 8. Tok rada dokumenata CORP za Ukrajinu"

Primena 1C:Document Management Zvanični partner za rešavanje poslovnih problema 1. Kazahstanski 1C Forum za korporativne klijente 12. novembar 2015, Radisson Hotel Astana Sergej Šemetov, Andrej Gurkin

Softverska rješenja i usluge otvorenog koda za javne vlasti Penguin Software Podaci o kompaniji Penguin Software

Grupa kompanija LANIT Odjel za mrežne integracije Integracija mobilnih uređaja u korporativnu mrežu 2013. Korporativna mobilnost Trajni pristup korporativnim informacijama Trajna povezanost

Moderne tehnologije upravljanja znanjem (ECM). Mogućnosti i izgledi Sergej Poltev Moskva, 20. septembar 2011. Šta je ECM? Upravljanje sadržajem preduzeća

OUTSOURCING IT USLUGE PREDNOSTI IT OUTSOURCING-a Obavljanje poslova od strane kvalifikovanih i orijentisanih na kupca IT stručnjaka Kontinuitet održavanja IT sistema bez praznika i bolovanja Visoka transparentnost,

Cloud tehnologije u poslovanju Aburikov Kh.Kh. FGBOU VO "Dagestan State University" Mahačkala, Rusija. Cloud tehnologije u poslovanju Aburikov H.H. Državni univerzitet Dagestan, Mahačkala, Rusija.

ŠIFRA: UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Sistem elektronskog upravljanja dokumentima Funkcionalnost Sistem elektronskog upravljanja dokumentima KOD: UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Svrha Sistem omogućava ne samo automatizaciju

Ključni zahtjevi za informacioni sistem upravljanja poslovanjem za projektnu kompaniju Ovaj dokument definiše sastav ključnih poslovnih procesa za projektnu kompaniju kako bi se formirali zahtjevi

PRINT OUTSOURCING O OUTSOURCINGU ŠTAMPE OUTSOURCING ŠTAMPE je sveobuhvatna usluga koju pruža AMTEL-SERVIS, koja korisnicima omogućava nesmetan rad štamparske opreme i značajno smanjuje troškove štampe. Saving

Singlepoint je uporište vašeg uspjeha Pogodan sistem za dizajniranje i automatizaciju punog životnog ciklusa bilo kojeg poslovnog procesa. Da li vaša kompanija treba da uspostavi uspješnu interakciju između zaposlenih?

1C: Upravljanje dokumentima 1C: Upravljanje dokumentima je moderan sistem za upravljanje dokumentima i procesima 1C: Upravljanje dokumentima CORP. Za srednje, velike organizacije i holdinge. 1C: Upravljanje dokumentima države

#CloudMTC: virtuelni data centar Šta je #CloudMTC: virtuelni data centar? Ovo je usluga u oblaku sa pogodnim mrežnim pristupom MTS računarskim resursima (serveri, uređaji za skladištenje, aplikacije

Uslovi tehničke podrške za Foresight proizvode 12.12.2017. Služba tehničke podrške 8 800 505-72-01 [email protected] www.fsight.ru SADRŽAJ Definicije... 3 Opšte odredbe... 5 Nivoa

Alexey Chernyshov Tim 1C-Connect Rešenje po principu „ključ u ruke“ za tehničku podršku vašim klijentima Šta i za koga je izveštaj? Automatizacija korisničke podrške postaje predvidljivija i efikasnija kada je kompanija

OPIS "BARS.Med" je univerzalno rješenje za automatizaciju rada medicinskih ustanova različitih specijalizacija i razmjera: od malih visokospecijaliziranih klinika do multidisciplinarnih bolnica

Microsoft Office 365 od Beeline Business Office 365 = Svi alati za poslovanje Prednosti prelaska na Office 365 Jedan alat za obavljanje radnih zadataka Napravite sigurnosnu kopiju vaših datoteka

Razvoj i implementacija rješenja baziranih na Microsoft SharePoint i Project platformama

2010 EDMS WSS Docs Kratak pregled rješenja Dokument opisuje elektronski sistem upravljanja dokumentima WSS Docs implementiran na MS SharePoint platformi. WSS-Consulting 21.06.2010 1 Šta je WSS Docs WSS

Upravljanje konfliktima u kontekstu implementacije ITSM Iskustvo u korišćenju sistema za upravljanje konfliktima u javnom sektoru Baklanov Igor Predsjednik [email protected] Kompanija Wellink www.welllink.ru Tel.:

Portal za upravljanje projektima OTR.Prisma OTR.Prisma portal za upravljanje projektima i sistem za praćenje. Implementirano na LifeRay platformi otvorenog koda, razvijeno imajući na umu najbolje prakse.

www.directum.ru [email protected] DIRECTUM Jazz za DIRECTUM. Smjernice za implementaciju i korištenje Sadržaj Uvod...3 Svrha...3 Pozicioniranje...3 Profil korisnika...3

Datum 2011 Vadim Ipatov Lotus tehnologije za optimizaciju poslovnih procesa, organizovanje jedinstvenog informacionog prostora, saradnja na dokumentima 2009 IBM Corporation Moderne poslovne vrednosti

AD TEVIS implementira EDMS baziran na DocsVision platformi

IMPLEMENTACIJA MEĐUREDNEVNOG ELEKTRONSKOG TOKA DOKUMENTA U OKVIRU ELEKTRONSKE VLADE

ALATI ZA KONTROLU IZGRADNJE KORIŠTENJEM OSNOVA INFORMACIONOG MODELIRANJA (BIM) SADRŽAJI Ciljevi i zadaci Funkcionalna arhitektura Funkcionalna i tehnološka arhitektura

OBLAK "Emerald Valley": Elektronski sistem za upravljanje dokumentima Opora Rusija

Mitovi i stvarnost Cloud Technologies Maria Barteneva direktorica savjetovanja [email protected] www.telecomguard.ru Dnevni red Ključni koncepti Mitovi Zaključci 2 Šta je „oblak“? Hardversko računarstvo

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima za javne organe koji koriste slobodni softver (FOS). Najbolje prakse i rješenja Artem Zakharov Menadžer proizvoda ECM Logic

Najbolji za današnja mala i srednja preduzeća Menadžer za razvoj cloud rešenja u segmentu malih i srednjih preduzeća u Rusiji. Novembar 2015. On-premise Hybrid

Inovacije u oblasti upravljanja osobljem: SAP HCM On-premise SuccessFactors - cloud tehnologije u HR procesima Tatyana Bogush, arhitekta poslovnih rješenja za upravljanje osobljem, SAP CIS 1 Najbolja rješenja

VIRTUALNI DPC Razvoj cloud servisa Brza modernizacija IT infrastrukture Optimizacija tekućih troškova održavanja postojeće infrastrukture Osiguravanje zaštite i sigurnosti korporativnog skladišta

18. jun 2012. 18:40

Na Docflow 2012., dosta pažnje je posvećeno diskusijama o "oblačnim rješenjima", kako se ispostavilo - ovo je možda i najpopularnija tema današnjih stručnjaka.

Pitao sam jednog od njih šta je to „oblak“, oni su mi objasnili da su „rešenja u oblaku“ u stvari mogućnost rada na daljinu.

Mašta je odmah napravila sliku „oblaka“ u vezi sa elektronskim upravljanjem dokumentima, gde je mala kompanija odlučila da instalira EDMS. A da ne bi privukao dodatni IT kadar, da ne bi kupio dodatnu opremu ili nadogradio postojeću, iznajmljuje server. Na primjer, kompanija koja isporučuje elektronski sistem za upravljanje dokumentima.

Međutim, nakon čitanja brojnih članaka na temu cloud tehnologija, postaje jasno da se u modernom svijetu koncept "oblaka" tumači mnogo šire. A na mreži postoji veliki broj članaka na ovu temu, i, kako je autor jednog od njih ispravno rekao: - "...obilje objavljenih materijala ne samo da ne razjašnjava pitanje koje se razmatra, već i komplikuje razumijevanje koncepta oblaka."

Dakle, gdje prestaje daljinski pristup i počinje računalstvo u oblaku?

Počnimo s pregledom definicija "oblaka" i "tehnologije u oblaku", kojih je dosta:

Ukratko, oblaci su implementacija dinamičke virtuelizovane infrastrukture.

Oblak nije ništa drugo do veliki data centar (ili mreža međusobno povezanih servera).

Cloud tehnologije su tehnologije obrade podataka u kojima se računarski resursi pružaju korisniku Interneta kao online usluga. Riječ "oblak" ovdje je prisutna kao metafora, personificirajući složenu infrastrukturu koja skriva sve tehničke detalje iza sebe... Ovo je jedan veliki koncept koji uključuje mnogo različitih koncepata koji pružaju usluge. Na primjer, softver, infrastruktura, platforma, podaci, radno mjesto, itd.

U posljednje vrijeme, pitanja vezana za izgradnju cloud sistema počinju da privlače ne samo velike kompanije, već i vladine agencije u raznim zemljama svijeta. Nedavno je grupa stručnjaka objavila dokument namijenjen Evropskoj komisiji, koji je pokušao da sistematizuje savremena iskustva u oblasti izgradnje cloud sistema i razvije preporuke za razvoj IT sistema u Evropskoj uniji.

Prema ovom dokumentu, „olak je dinamički informacioni sistem koji se širi, koji, ako je potrebno, pruža potrošačima IT usluge sa određenim karakteristikama i omogućava vam da kontrolišete kvalitet pružanja usluga u skladu sa utvrđenim metrikama“.

Najvažnija stvar u ovoj definiciji je da su cloud sistemi orijentisani na usluge: njihov glavni zadatak je pružiti potrošaču kvalitetnu uslugu.

Shodno tome, postoji nekoliko modela za pružanje usluga:

infrastruktura kao usluga (IaaS)

IaaS model po pravilu podrazumijeva obezbjeđivanje virtuelnog servera, skladišta, mrežne infrastrukture;

platforma kao usluga (PaaS)

— omogućavanje pristupa softverskoj platformi. Korisnici mogu kreirati i hostovati sopstvene aplikacije zasnovane na ovoj platformi, imaju pristup nižem nivou upravljanja resursima (operativni sistem, skladišta podataka, itd.);

Softver kao usluga (SaaS)

— obezbjeđivanje softvera. U ovom modelu korisnici dobijaju pristup samo funkcionalnosti potrebnog softvera putem mreže. *

Prema SaaS konceptu, ne plaćate u trenutku kada kupujete proizvod, već kao da ga iznajmljujete. Štoviše, koristite upravo one funkcije koje su vam potrebne (i, shodno tome, plaćate za njih).

Sa definicijama i modelima usluga malo posloženim.

Pokušajmo sada da shvatimo suštinu rada računarstva u oblaku.

Da uzmemo jednostavan primjer kompjuterskih igrica, « onda tehnički to izgleda ovako: sama igra se nalazi na udaljenom serveru i tamo se obrađuje grafika koja se već u „spremnom“ obliku isporučuje na računar krajnjeg korisnika. Jednostavno rečeno, proračuni koje video kartica i procesor obavljaju tokom normalne igre na računaru već se izvode na serveru ovdje, a vaš računar se koristi samo kao monitor. *

S kim su počele takve fantastične usluge?

Javna istorija samog računarstva u oblaku u modernoj implementaciji počinje oko 2006. Tada je Amazon, kome nije potrebno predstavljanje, uveo svoju infrastrukturu Web Services, obezbeđujući ne samo hosting, već i daljinsko korišćenje računara za klijenta. Nakon Amazona, slične usluge uveli su Google, Sun i IBM. A 2008. godine Microsoft je najavio svoje planove u ovoj oblasti. Štaviše, Microsoft je najavio ne samo uslugu, već i punopravni cloud operativni sistem Windows Azure.

Sada se okrenimo oblasti od interesa koja se direktno odnosi na EDMS. Šta za nju znači "tehnologija u oblaku"?

Daljinski pristup EDMS-u omogućava zaposleniku ažurne informacije o odlukama koje se donose u kompaniji, omogućava učešće u raspravi i donošenju ovih odluka, bez obzira na to gdje se zaposleni nalazi. Naravno, prije svega, ovo je relevantno za menadžere, jer se ni jedna važna odluka ne donosi bez dogovora s njima. Međutim, srednji menadžeri također mogu cijeniti mogućnosti udaljenog pristupa EDMS-u. Na primjer, šefovi proizvodnih odjela velikih kompanija koji su stalno na licu mjesta ili menadžeri prodaje koji često moraju da putuju na sastanke, zahvaljujući ovoj prilici, moći će pregledati i dogovoriti dokumente koje priprema back office za kupce u vrijeme.

Kako računarstvo u oblaku može pomoći preduzećima?

Prvo, korisnik ne treba da brine o performansama svog računara, ne treba da brine o slobodnom prostoru na disku.

Drugo, korisnik plaća samo za uslugu, pružene funkcije i samo za određene karakteristike.

Treće, cloud tehnologije pomažu poslovanju u sezonskom smislu. Na primjer, ako kompanija prodaje poklone za Međunarodni dan žena, što, kao što je svima poznato, samo jednom godišnje, u ostalo vrijeme (zima, ljeto, jesen) nikome neće trebati njene usluge. I upravo u ovom trenutku kompanija neće snositi troškove održavanja te ogromne funkcionalnosti koja joj je potrebna samo u periodu špica.

Dakle, korišćenjem cloud tehnologija kompanija izbegava probleme vezane za kupovinu dodatnih licenci, instaliranje i konfigurisanje aplikacija na svakom računaru i pronalaženje novog IT uposlenika, koristeći online verziju potrebnog softvera, plaćajući samo vreme koje su zaposleni koristili ovaj softver .

Globalno govoreći, sve opcije za cloud tehnologije podrazumijevaju pretplatnički model plaćanja (za stvarnu upotrebu). Štaviše, ne samo u pogledu softvera, već iu pogledu hardverskih resursa. A ovo se uslovno zove Plaćajte kako idete. Pa, za one kojima nisu potrebni hardverski resursi, mogu jednostavno iznajmiti potrebne aplikacije (i ovdje se vraćamo na koncept softvera kao usluge (SaaS).

Larisa Sitnikova
Decembar 25, 2015 11:28 am

Nema sumnje da cloud computing mijenja poslovanje. Male kompanije cijene mogućnost pohranjivanja dokumenata u oblaku i zgodnog upravljanja njima, veliki poslovni igrači cijene priliku da uštede novac na kupovini i održavanju vlastite infrastrukture za pohranu podataka.

Šta nam nude oblaci?

Najvažniji - pohrana u oblaku. Digitalni dokumenti su uvijek dostupni s bilo kojeg mjesta u svijetu i ne zauzimaju kancelarijski prostor u obliku datoteka. Neke usluge u oblaku omogućavaju vam pohranjivanje datoteka i dokumenata bez ograničenja veličine. Postoje i servisi koji omogućavaju pristup različitim oblacima preko jednog portala, tj. kada pristupate podacima, nećete primijetiti da se krećete sa servera na server.

Organizacija zajedničkog rada sa podacima. Ovo je jedan od najvažnijih aspekata rada u oblaku. Uslugama može pristupiti svaki zaposlenik na bilo kojem uređaju, što poboljšava suradnju na projektu, skraćuje vrijeme za završetak posla i beskrajnu korespondenciju putem pošte. Kada je u pitanju sigurnost podataka, dokumenti se mogu zaštititi lozinkom ili podesiti da se brišu nakon određenog vremena (minuta, sati ili dana).

Novi trend - oblak CRM, ERP iECM-sistemima. Gotovo svaka kompanija, bez obzira na veličinu, koristi ovu vrstu on-premise sistema. Imaju sve prednosti skladištenja u oblaku i saradnje, a istovremeno imaju jedinstvenu strukturiranu bazu podataka za pohranjivanje informacija. Prednost sistema raspoređenog u oblaku je ta što uvijek možete pristupiti važnim podacima. U isto vrijeme, zaštićeni ste od gubitka podataka ako vaš interni server iznenada otkaže.

Nema potrebe da imate servere direktno u kancelariji. Možeš koristiti usluge treće strane, koji će Vam obezbediti kompletnu računarsku infrastrukturu: servere, sisteme za skladištenje podataka, mrežnu opremu, kao i softver za upravljanje ovim resursima. Kontrola i upravljanje infrastrukturom ostaje na provajderu, što vam omogućava da uštedite novac na održavanju opreme.

U slučaju kvara sistema, uvijek ćete imati plan oporavka od katastrofe. Kompanije koje svoje podatke pohranjuju na resursima trećih strana ne moraju brinuti da će ove informacije izgubiti u slučaju požara ili prirodnih katastrofa (poplava, itd.), jer. Svi potrebni podaci bit će dostupni putem interneta.

Procjenjujući mogućnosti novih tehnologija, potrebno je kritički sagledati potencijalne rizike:

● Vaši podaci su u rukama trećih strana, tako da prije nego što odaberete dobavljača, morate pažljivo provjeriti sigurnosni problem.

● Pružaoci usluga u oblaku se pojavljuju brzo i jednako brzo nestaju. U tom slučaju postoji rizik od gubitka svih podataka. To ćete izbjeći ako imate više rezervnih kopija.

● Pouzdana i kvalitetna internet veza. U slučaju problema u komunikaciji, morat ćete raditi s papirnim dokumentima (ili lokalnim kopijama).

● Povećanje troškova može biti iznenađenje ako proces tranzicije oblaka nije dobro isplaniran. Potrebno je voditi računa o skalabilnosti sistema za budućnost i istovremeno ostati u okviru budžeta.

● Takođe možete naići na odstupanja u saveznim zakonima o zadržavanju podataka ako se skladište u oblaku fizički nalazi u drugoj zemlji. Morate znati u kojoj se zemlji nalaze vaši podaci.

Nepovjerenje u oblake prvenstveno se odnosi na pitanje sigurnosti. Vrijedi napomenuti da neki dobavljači dozvoljavaju kompanijama korištenje vaše ključeve za šifriranje. Također možete šifrirati datoteke prije nego što ih prenesete u pohranu u oblaku. Šifriranje će osigurati da samo ovlašteni korisnici imaju pristup povjerljivim informacijama. Osim toga:

● Većina provajdera štiti informacije koristeći AES sa 128 ili 256-bitnim ključevima.

● Provajderi u oblaku uvek prave rezervne kopije podataka, što osigurava bezbednost datoteka čak i ako im se neko vreme nije pristupalo.

● Skladišta u oblaku su dobro zaštićena i čuvaju podatke bezbednim, dok se eksterni čvrsti disk ili USB diskovi sa informacijama mogu lako ukrasti.

Zašto oblaci?

Odgovor na ovo pitanje je jednostavan: najveći faktor u prelasku na oblak je jednostavnost korištenja infrastrukture i ušteda u gotovini*.

*Prema AIIM-u. U anketi su učestvovala 362 ispitanika, bilo je moguće izabrati do 3 odgovora.

Hibridni oblaci i budućnost

Mnogi stručnjaci u ovoj oblasti tržišta budućnost vide u hibridnim oblacima, što znači sigurnost dijeljenja informacija. U hibridnom oblaku, IT resursi su kombinovani: neki od njih se nalaze u internom (privatnom) oblaku organizacije, dok su drugi u javnom oblaku, koji obezbeđuje komercijalni provajder. Time se povećava broj resursa, a jača interna kontrola aplikacija. “Ako hibridni oblaci uzmu maha, to će biti prava odluka za mnoge kompanije. I dalje dobijaju na zamahu."

„Cloud document management“ je savremena tehnologija upravljanja dokumentima u kojoj se korisniku kao internet servis pruža neophodan softver za rad sa dokumentima. Ovo je SaaS (Softver kao usluga) usluga - softver kao usluga. Ovaj pristup omogućava da se softverski proizvod ne kupuje, već da se privremeno koristi kada se ukaže potreba, uz plaćanje stvarnog vremena korištenja resursa. Istovremeno, svaki zaposlenik kompanije sa svog osobnog računara (laptop, tablet), koji ima pristup internetu, može raditi s elektronskim dokumentima: kreirati, uređivati, koordinirati i odobravati dokumente u bilo koje vrijeme, bez obzira na njihovu lokaciju.

Prednosti cloud workflow-a su očigledne, koje se izražavaju prvenstveno u uštedi novca na kupovini, instalaciji i podršci odgovarajućeg softvera, kao i potrebne IT infrastrukture. Fleksibilnost i skalabilnost rješenja u oblaku omogućava vam da povežete bilo koji broj korisnika na sistem u bilo koje vrijeme sa bilo kojeg mjesta u svijetu – potreba koja je uzrokovana povećanjem mobilnosti modernog poslovanja. Korišćenje toka rada u oblaku takođe omogućava kompanijama sa filijalama i podružnicama da standardizuju tok rada korišćenjem jedne verzije softvera od strane svih struktura kompanije.

Ne možemo isključiti nedostatke toka rada u oblaku, koji su povezani s potrebom za prijenosom povjerljivih informacija trećim stranama, kao i vjerovatnoću tehničkih kvarova, na primjer, gašenje usluge kao rezultat više sile.

Ali treba napomenuti da računarstvo u oblaku sada postaje sve traženije.

Prema IDC-u, ukupno tržište usluga u oblaku će dostići 98 milijardi dolara u 2016. Od toga će 37 milijardi dolara biti u uslugama isporuke softvera (SaaS), 30 milijardi dolara u infrastrukturnim uslugama (IaaS), 10 milijardi dolara za isporuku platformi (PaaS) i 20 dolara milijarde za razvoj infrastrukturnog softvera.

Prosječni godišnji rast tržišta usluga u oblaku u Rusiji, prema prognozama IDC-a, u periodu od 2013. do 2017. godine iznosit će više od 40%, a obim tržišta cloud usluga u Rusiji u 2015. godini dostići će 1,2 milijarde dolara.40 % kompanija planira implementirati sisteme za automatizaciju poslovnih procesa baziranih na SaaS principu. SaaS upravljanje dokumentima će omogućiti kompanijama da uštede više od 50% troškova infrastrukture i upravljanja u poređenju sa tradicionalnom implementacijom softverskih proizvoda.

Prema mišljenju stručnjaka, trend stavljanja EDMS-a u "oblake" u bliskoj budućnosti će se povećati, posebno među srednjim i malim preduzećima.

Programeri industrijskih specifičnih rješenja za elektronsko upravljanje dokumentima i upravljanje dokumentima donose nove proizvode na tržište i implementiraju relevantne projekte "oblačne" prirode. Zanimljiva rješenja predstavljaju EOS, Intertrust, DIRECTUM, Docsvision i dr. Razmotrimo neka od njih.

RJEČNIK

SaaS(Softver kao usluga) - poslovni model za prodaju i korištenje softvera, u kojem dobavljač razvija web aplikaciju i samostalno upravlja njome, omogućavajući kupcima pristup softveru putem interneta.

IaaS(Infrastructure as a Service) je pružanje računarske infrastrukture (obično u obliku virtuelizacije) kao usluge zasnovane na konceptu računarstva u oblaku.

PaaS(Platform as a Service) - model za pružanje računarstva u oblaku, u kojem potrošač dobija pristup korišćenju platformi informacionih tehnologija: operativnih sistema, sistema za upravljanje bazama podataka, međuvera, alata za razvoj i testiranje koje hostuje provajder u oblaku.

eDocLib

Kompanija Electronic Office Systems nudi eDocLib ECM sistem po SaaS modelu. Partner EOS-a u okviru ovog projekta je kompanija Int-Inform, koja izdvaja resurse svog sertifikovanog data centra za hostovanje sistema (Sl. 1).

Rice. 1. Pristup servisu u oblaku.

eDocLib sistem implementira sve funkcije klasičnih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima:

pretvaranje papirnatih dokumenata u elektronički oblik (skeniranje);
registracija u sistemu i sistematizacija dokumenata;
upravljanje životnim ciklusom elektronskih dokumenata - od izrade nacrta dokumenta, njegovog odobravanja, odobravanja, distribucije, izdavanja instrukcija i zadataka na njemu, itd. do kompletnog izvršenja i smeštaja u arhivu.

Mogućnosti eDocLib-a olakšavaju postavljanje ličnog prostora zaposlenog - virtuelne radne površine. Prilikom prijave korisnik dobija brz pristup svim potrebnim i često korišćenim resursima: nedavnim dokumentima, ličnim fasciklama, izvršnim i novim zadacima, dolaznim porukama, odabranim delovima rubrikatora, aktuelnim zbirkama potrebnih podataka (Sl. 2).

Rice. 2. Interfejs sistema eDocLib.

O7.DOK

Elektronski kancelarijski sistemi, zajedno sa Rostelekomom, implementirali su O7.DOK uslugu u oblaku za elektronsko upravljanje dokumentima, koja je dio O7 Nacionalne Cloud platforme.

Usluga «O7. DOK" je namijenjen za upotrebu u organizacijama različitih oblika svojine, organima javne vlasti i lokalne samouprave, kao i u budžetskim institucijama. Usluga vam omogućava automatizaciju procesa kancelarijskog rada i međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima, uključujući i za pružanje javnih usluga. Funkcionalnost usluge prikazana je na sl. 3.

Rice. 3. Funkcionalnost O7. PKD

Povezivanjem na uslugu „O7. DOK“, svaka organizacija će moći da registruje sve elektronske dokumente, kontroliše prolaz i izvršenje dokumenata, radi sa projektima i verzijama dokumenata. Takođe podržava funkcije administriranja i čuvanja dokumenata, razne vrste pretraživanja dokumenata, generisanje izveštaja, integraciju sa infrastrukturom e-uprave, korišćenje elektronskog digitalnog potpisa za organizovanje pravno značajnog toka posla.

4EasyCM

Docsvision nudi 4EasyCM, rješenje za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima bazirano na oblaku zasnovano na svojoj vlasničkoj tehnološkoj platformi. Ovo je jednostavna usluga u oblaku dizajnirana za mala ili srednja preduzeća. Omogućava skladištenje datoteka i dokumenata, pravljenje rezervnih kopija, prijenos datoteka i dokumenata u radne mape, pretraživanje i pregled dokumenata, omogućava vam upravljanje životnim ciklusom dokumenata uz mogućnost kontrole verzija i konfigurisanja putanje odobrenja (slika 4).

Fig.4. 4EasyCM sistemski interfejs

Kompanija ima još jedno cloud rešenje „Docsvision: External Document Management“, bazirano na osnovnom sistemu elektronskog upravljanja dokumentima kompanije Docsvision 5 i integrisano sa Diadoc sistemom.

Diadoc

Diadoc je cloud usluga koju pruža SKB Kontur. Omogućava organizacijama da razmenjuju sve eksterne i interne dokumente (ugovore, akte, itd.) potpisane elektronskim potpisom sa svojim kupcima, dobavljačima, partnerima, udaljenim odeljenjima (slika 5).

Rice. 5. Glavna stranica Diadoc sistema

Diadoc pruža kompletan skup funkcija neophodnih za punopravan rad sa elektronskim dokumentima u organizaciji. Sa svoje strane, modul Docsvision: External Document Management omogućava ugrađivanje funkcija razmjene dokumenata sa drugim stranama za sve procese koje podržava korporativni EDMS:

ugovorni proces, proces razmjene korespondencije, proces nabavke, koordinacija raznih dokumenata sa izvođačima itd.

Dokumenti prate poslovne procese kompanija, čiji učesnici mogu biti ne samo njihovi zaposleni, već i druge kompanije, pa su pitanja razmjene pravno značajnih dokumenata, operativne interakcije učesnika u poslovnim procesima radi koordinacije različitih pitanja i drugih komunikacija veoma značajna. relevantno danas. Predložena rješenja u oblaku u ovoj oblasti su prilično raznolika.

Bitrix24

Kompanija 1C-Bitrix lansirala je Bitrix24 cloud servis za saradnju, koji se zasniva na konceptu društvenog intraneta. Usluga Bitrix24 se nalazi u nekoliko data centara u Amazon oblaku.

"Bitrix24" kombinuje uobičajene radne alate za upravljanje zadacima, dokumentima, radnim vremenom sa poznatim društvenim servisima (Sl. 6).

Rice. 6. Bitrix24 servisni interfejs

U "live feedu" možete brzo kreirati poruku jednom ili više zaposlenih i priložiti dokument poruci prevlačenjem u oblast za otpremanje sa računara ili iz biblioteke na portalu (slika 7).

Rice. 6. Kreiranje poruke u sistemu Bitrix24

Usluga vam omogućava da radite sa dokumentima na portalu u bilo kojim uslovima, čak i u nedostatku interneta. U trenutku povezivanja na Internet, dokumenti na portalu i na radnom uređaju se sinhronizuju.

Svaki zaposleni ima fasciklu Datoteke na portalu, gdje možete kreirati kataloge podataka sa bilo kojom hijerarhijom skladištenja objekata. Kada se novi materijali objave, oni se odmah indeksiraju, uz pomoć čega se vrši trenutna pretraga potrebnih dokumenata. Historija promjena se čuva, tako da uvijek možete vratiti prethodnu verziju dokumenta.

Ako vaš računar nema softver potreban za rad sa dokumentima, na primjer, uredski paket, možete koristiti tehnologiju Google Docs. Ova tehnologija vam omogućava da otvorite, pregledate i uredite bilo koje datoteke popularnih formata direktno na web stranici.

Mnogi dobavljači već imaju rješenja u oblaku za svoje proizvode. I-Teco nudi poslovne "cloud" usluge bazirane na tehnologijama vodećih svjetskih proizvođača, baziranih na vlastitom data centru "TrustInfo". i-Oblako prodavnica usluga u oblaku ima prilično veliki skup usluga u oblaku, uključujući i one za automatizaciju toka posla.

DIRECTUM

DIRECTUM nudi cloud opciju za implementaciju DIRECTUM sistema u infrastrukturu cloud IaaS provajdera i spreman je za isporuku licenci po SaaS modelu.

Istovremeno, organizacija korisnika može kupiti DIRECTUM sistem po klasičnim šemama licenciranja, a zatim postaviti sistemski server na servere provajdera ili u privatni oblak. Sistemu će se pristupiti preko web pretraživača iu terminalskom modu. Sistem omogućava pristup internetu sa bilo kog pretraživača i praktično svakog uređaja, uključujući mobilne telefone i tablete. Ako je klijentski dio sistema (desktop aplikacije) hostovan na serveru cloud provajdera, onda je pristup DIRECTUM-u moguć i korišćenjem tehnologije terminalskog pristupa. U ovom slučaju korisnik dobija mogućnost da u potpunosti radi sa funkcionalnošću DIRECTUM sistema, uključujući sve aplikativne module.

Za upoznavanje korisnika sa mogućnostima sistema, kompanija je u infrastrukturu provajdera računarstva u oblaku postavila DIRECTUM demo štand, koji odgovara SaaS modelu. Demo štand sadrži sve funkcionalne module sistema i pruža mogućnost rada sa demo verzijom DIRECTUM-a putem web pristupa iu terminalskom modu (Sl. 8).

Rice. 8. DIRECTUM sistem

Kako bi privukao pažnju malih i srednjih preduzeća na rješenja u oblaku, DIRECTUM je sproveo eksperiment postavljanja svog sistema na cloud infrastrukturu koju pruža ActiveCloud. Svrha eksperimenta je bila da se identifikuje maksimalan broj korisnika koji mogu udobno da rade preko debelog klijenta sa DIRECTUM sistemom koji se nalazi na jeftinom cloud serveru.

CompanyMedia

InterTrust je prilikom izrade nove verzije sistema CompanyMedia uzeo u obzir zahtjeve za savremeni EDMS koje su postavili država i biznis, a koji su se odrazili u nizu arhitektonskih promjena. Socijalizovan je sadržaj, razvijen je modul za integraciju sa interresornim sistemom za elektronsko upravljanje dokumentima (MEDO) i postavljena mogućnost implementacije sistema u oblaku (Sl. 9).

Rice. 9. Cloud model EDMS-a

Treba istaći zanimljiv pristup kompanije razvoju sistema. Kompanija je pozvala sve zainteresovane da u otvorenom dijalogu razgovaraju o ključnim aspektima kreiranja modernog EDMS-a:

pitanja izbora arhitekture, skalabilnosti, dizajna korisničkog interfejsa, upotrebljivosti, sigurnosti informacija i druga pitanja. Studio Art Lebedeva je bio uključen u razvoj WEB-interfejsa (slika 10).

Rice. 10.CompanyMedia Interface

Karakteristike sučelja CompanyMedia 4 su nezavisnost od platforme i pretraživača, prilagodljivost u zavisnosti od uloge korisnika u sistemu i sistem upravljanja predmetima. Sistem podržava nekoliko mobilnih klijenata, rad na personalnom računaru, laptopu, pametnom telefonu (BlackBerry) i tabletu (iPad) (Sl. 11).

Rice. 11. Radno mjesto šefa

EMC Documentum 7.0

EMC nudi novu verziju EMC Documentum 7.0 platforme koja je optimizovana za primenu u oblaku. Optimizacija se zasniva na korišćenju nove tehnologije xCelerated Management System, razvijene zajedno sa VMware-om, koja vam omogućava da brzo primenite Documentum 7.0 u privatnom oblaku zasnovanom na VMware tehnologijama za samo nekoliko sati.

Osim toga, EMC ima svoje vlastito EMC OnDemand okruženje u oblaku. Ovo je javni oblak koji korisnicima pruža mogućnost rada sa aplikacijama instaliranim u EMC data centru. Sljedeća rješenja kompanije su dostupna za korištenje: EMC Captiva 7.0 rješenje za unos i obradu papirnih podataka, Documentum 7.0 rješenje za automatizaciju toka posla, EMC Documentum Sciences rješenje za kreiranje i distribuciju dokumenata.

Kompanija stalno unapređuje svoj portfelj aplikacija. EMC Documentum EMA (Enterprise Migration Appliance) rješenje je nedavno pušteno na tržište za podršku korporativnim EDMS/ECM projektima migracije na EMC Documentum 7.0 platformu.

E1 Eufrat

Oblačna verzija "E1 Euphrates" kompanije Cognitive Technologies omogućava vam da organizujete elektronsko upravljanje dokumentima postavljanjem prilagođene serverske komponente sistema zajedno sa dokumentima na server koji se nalazi u bezbednom data centru kompanije. Funkcionalnost SaaS rješenja "E1 Eufrat" vam omogućava:

pohraniti velike nizove strukturiranih dokumenata;
upravljati fasciklama i dokumentima;
rad sa različitim verzijama dokumenata, čuvajući čitavu istoriju promena;
razvijati i raditi sa šablonima dokumenata;
pregledati dokumente unutar sistema koristeći interna sredstva;
koordinira i odobrava dokumente u sistemu;
izvršiti efikasnu pretragu dokumenata;
pristup sistemu sa raznih stacionarnih i mobilnih uređaja.

Kompanija pruža informacijsku sigurnost za SaaS verziju sistema E1 Eufrat. U tom cilju, u junu 2012. godine uveden je najnoviji sigurnosni sistem za servere data centara kompanije, koji je omogućio četvrti nivo pouzdanosti za E1 servere.

Stručnjaci iz oblasti elektronskog upravljanja dokumentima smatraju da u sadašnjoj fazi korištenje EDMS/ECM-a po SaaS modelu može zadovoljiti samo male kompanije kojima su potrebne jednostavne besplatne usluge za organizaciju upravljanja dokumentima. Za srednje i velike organizacije, međutim, sigurnosna pitanja dolaze do izražaja, a SaaS model i dalje doživljavaju kao neopravdan rizik. Ali uprkos tome, EDMS zasnovan na oblaku ima veliku budućnost, koja je izgrađena na prednostima modela: jednostavnosti implementacije, smanjenih troškova za nabavku i rad sistema, prenos funkcija održavanja sistema, mogućnost rada sa EDMS-om. sa bilo kog operativnog sistema i sa bilo kog mesta.

Rječnik:

Nacionalna cloud platforma je kompleks integrisanih informacionih sistema dizajniranih da organima izvršne vlasti na različitim nivoima, lokalnim samoupravama, komercijalnim organizacijama i pojedincima obezbede usluge zasnovane na modelu računarstva u oblaku.

Terminalni način rada- organizacija mrežnog rada informacionog sistema postavljanjem svih korisničkih aplikacija i podataka na centralni server (servere), kojima se pristupa sa terminalnih mašina napravljenih u pojednostavljenom dizajnu i kao rezultat toga, uz niske troškove, koji zauzimaju minimum prostora , nečujan i praktično zahtijeva servis.

T.V. Alekseeva, vanredni profesor Moskovskog finansijsko-industrijskog univerziteta "Sinergija"